¿Qué es un ATS?
Un ATS (Applicant Tracking System o sistema de seguimiento de candidatos en español) es un software diseñado para ayudar a los reclutadores y empresas a gestionar todo el proceso de selección de manera más eficiente.
El funcionamiento de un ATS permite recopilar, organizar y analizar las candidaturas recibidas, automatizando algunas tareas que consumen tiempo, como la multidifusión de ofertas de empleo en varios portales de empleo, el envío de correos electrónicos masivos, la programación de entrevistas o la búsqueda de perfiles en su base de datos de CVs.
Un buen ATS no solo se limita al ahorro de tiempo, también ofrece soluciones para analizar y seguir mejor a los candidatos. Por ejemplo, funciones como la integración de pruebas de selección, la realización de entrevistas en video diferido o la realización de entrevistas por videoconferencia directamente en la plataforma.
El ATS es una herramienta que simplifica la comunicación y la colaboración entre los equipos de RRHH, los gerentes y otras partes involucradas en el proceso de contratación. Un ATS contribuye a optimizar el tiempo de procesamiento de las candidaturas mientras mejora la calidad del reclutamiento.
¿Cuáles son las ventajas de un ATS?
El uso de un ATS ofrece varias ventajas esenciales para las empresas. A continuación, algunos de los beneficios más mencionados por nuestros clientes a lo largo de los años:
- Automatización de tareas repetitivas: Un ATS automatiza tareas como el envío de correos electrónicos o la programación de entrevistas. Esto permite reducir considerablemente las tareas manuales, haciendo que el proceso sea más fluido y limitando los errores.
- Ahorro de tiempo: Con sus funcionalidades de filtrado automático, un ATS permite procesar un gran volumen de candidaturas en poco tiempo. De esta manera, los reclutadores pueden concentrarse en tareas más estratégicas, como la evaluación cualitativa de los candidatos.
- Centralización de la información: Todos los datos relacionados con los candidatos se almacenan en una base de datos única y accesible en todo momento, conocida comúnmente como la «base de datos de CV». Esto facilita la gestión y la búsqueda de la información, además de garantizar una mejor organización.
- Mejora de la experiencia del candidato: Gracias a un proceso de candidatura simplificado, una marca empleadora fortalecida y una comunicación más fluida y rápida con los candidatos. la experiencia global de los postulantes mejora considerablemente, beneficiándose de respuestas más rápidas y un seguimiento claro del proceso.
- Seguimiento y reporting: Un ATS ofrece herramientas de análisis y generación de informes detallados que permiten seguir el rendimiento de las campañas de reclutamiento. Estos datos ayudan a ajustar las estrategias para hacer que el proceso de reclutamiento sea más eficiente y eficaz.
¿Cómo funciona un ATS?
Integración con otras herramientas
Un ATS se integra fácilmente con otros software utilizados en los recursos humanos, como los sistemas de gestión de la nómina, los ERP (Enterprise Resource Planning) o los SIRH (Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos).
También puede conectarse con plataformas de empleo como LinkedIn o Indeed. Esta interoperabilidad permite centralizar y sincronizar la información proveniente de diversas fuentes, asegurando una gestión coherente y armonizada de las candidaturas y los procesos de recursos humanos en su conjunto.
Esto garantiza una fluidez en el intercambio de información y un ahorro de tiempo considerable en la gestión de los procesos, al mismo tiempo que ofrece una visión completa y unificada de cada candidato.
La recopilación de datos de los candidatos
Un ATS permite recopilar automáticamente las solicitudes provenientes de diversas fuentes, como sitios de empleo, redes sociales o solicitudes espontáneas.
Extrae la información esencial de los CVs y formularios de solicitud, como las competencias, la experiencia y los datos de contacto, y las organiza de manera estructurada en una base de datos centralizada.
Esto garantiza que cada candidatura esté bien registrada y sea fácil de encontrar por los reclutadores.
El software de reclutamiento está diseñado para recopilar las candidaturas provenientes de múltiples canales, como los sitios de empleo (Indeed, LinkedIn, France Travail, etc.), redes sociales (como LinkedIn), portales de carrera en los sitios web de las empresas y solicitudes espontáneas.
Esto garantiza que todas las candidaturas estén centralizadas en una única plataforma, eliminando la necesidad de que los reclutadores busquen diferentes fuentes manualmente.
Los perfiles están organizados en una base de datos centralizada (CVthèque) donde cada candidatura está asociada a una oferta de empleo o a un expediente de selección.
De este modo, los reclutadores pueden buscar, filtrar y clasificar fácilmente a los candidatos según criterios específicos como habilidades, lugar de residencia, experiencia o nivel de estudios.
Esta estructuración permite una gestión fluida y una búsqueda simplificada de los candidatos, incluso en bases de datos que contienen cientos o incluso miles de perfiles.
Esta centralización reduce el riesgo de perder información o candidaturas, y permite mantener un registro claro de todas las interacciones con cada postulante. Las candidaturas no solo se recogen de manera eficiente, sino que también se archivan y se ponen a disposición para su uso inmediato o futuro. Esto permite a los reclutadores crear un banco de talentos al que pueden recurrir para necesidades de contratación posteriores.
El almacenamiento y la gestión de los datos
Una vez que se han recopilado los datos de los candidatos, un ATS garantiza su almacenamiento de manera centralizada y segura. Toda la información recopilada, incluidos los CV, cartas de motivación, notas de los reclutadores e historiales de interacciones con los candidatos, se guarda en una base de datos digital.
Esta centralización asegura que los datos sean fácilmente accesibles, al mismo tiempo que están protegidos contra accesos no autorizados, mediante protocolos de seguridad como la encriptación y la gestión de derechos de acceso. Esto no solo permite cumplir con los requisitos de confidencialidad y protección de datos (como el RGPD), sino también garantizar la permanencia de la información.
El ATS permite luego gestionar estos datos de manera estructurada
Clasificando la información por categorías: habilidades, experiencia profesional, formación, ubicación geográfica, disponibilidad y otros criterios definidos por la empresa. Esta clasificación precisa facilita el trabajo de los reclutadores, quienes pueden filtrar rápidamente los perfiles según sus necesidades actuales. Por ejemplo, pueden buscar candidatos con una habilidad técnica específica o filtrar por región para puestos locales.
Los ATS ofrecen funcionalidades de búsqueda avanzada que permiten encontrar fácilmente a un candidato o un grupo de candidatos que cumplan con criterios predefinidos.
Los reclutadores pueden utilizar palabras clave, aplicar filtros o combinar criterios de búsqueda para identificar los perfiles más relevantes en un tiempo reducido. Esto resulta particularmente útil en contextos donde la empresa gestiona grandes volúmenes de candidaturas, lo que hace que un filtro manual sea imposible o muy consumido en tiempo.
Esta gestión centralizada y organizada permite también consultar perfiles antiguos o inactivos. En lugar de comenzar un proceso de selección desde cero, los reclutadores pueden revisar candidaturas recibidas en ciclos de contratación anteriores y volver a contactar con candidatos cualificados para nuevos puestos.
Así, el ATS facilita la creación de un banco de talentos que puede ser utilizado de manera proactiva, reduciendo los tiempos y costes asociados a la búsqueda de nuevos talentos.
Esta gestión de los datos contribuye a mejorar la reactividad y la eficiencia de los equipos de selección. Ofreciéndoles una visión global de todos los talentos disponibles y una interfaz fluida para interactuar con los candidatos.
En resumen, un ATS no solo almacena la información, sino que la organiza y la explota para hacer que el proceso de gestión de candidaturas sea más rápido e inteligente, al tiempo que garantiza la seguridad y la confidencialidad de los datos.
Clasificación y análisis de las candidaturas
Una de las funciones clave de un ATS es su capacidad para clasificar y analizar rápidamente las candidaturas según criterios predefinidos. La clasificación de las candidaturas se realiza según varios criterios personalizables por los reclutadores. Por ejemplo, un reclutador puede indicar que el dominio de ciertas competencias técnicas, una experiencia mínima de algunos años o la posesión de un título específico son prioridades para el puesto. El ATS analiza luego cada perfil y resalta los que coinciden con estos criterios. Esto permite destacar a los candidatos más relevantes.
El reclutador puede luego seguir su selección mediante un sistema de estados y motivos que le indica en qué etapa del proceso de selección se encuentra el candidato. En algunos ATS, estas etapas permiten activar automáticamente interacciones, como el envío de un correo o la convocatoria a una entrevista.
La clasificación y el análisis de las candidaturas a través de un ATS permiten racionalizar el proceso de selección, mejorar la relevancia de las elecciones y proporcionar a los reclutadores una herramienta poderosa para identificar rápidamente los mejores talentos para cada puesto.
Comunicación y seguimiento de los candidatos
Las ventajas de un ATS se encuentran principalmente en la comunicación y el seguimiento de los candidatos a lo largo del proceso de selección. Gracias a las funciones de automatización, permite enviar mensajes personalizados en cada etapa del proceso. Por ejemplo, en cuanto se recibe una candidatura, el candidato puede recibir un acuse de recibo automático. Del mismo modo, cuando un candidato es preseleccionado para una entrevista, se puede generar automáticamente un correo electrónico para confirmar los detalles de la entrevista.
El sistema también garantiza una comunicación coherente y regular con los candidatos, lo que mejora su experiencia global. Los reclutadores pueden configurar recordatorios automáticos, correos de seguimiento o notificaciones de estado, ya sea para informar a los candidatos de que pasan a la siguiente etapa o para mantenerlos al tanto de los plazos de procesamiento.
Esto evita que los candidatos queden en la incertidumbre, fortaleciendo así la imagen de marca de la empresa como un empleador atento.
En cuanto al seguimiento, un ATS mantiene un registro detallado de cada interacción con los candidatos, incluidos los correos enviados, las respuestas recibidas, las evaluaciones tras la entrevista y las decisiones tomadas en cada etapa.
Este seguimiento permite a los reclutadores consultar rápidamente el historial de un candidato y retomar el proceso desde donde se dejó. Si varios reclutadores trabajan en el mismo puesto, pueden colaborar de manera más eficaz al tener acceso a un historial completo de las acciones ya realizadas con cada candidato.
Informes y análisis del rendimiento
Una de las principales ventajas de un ATS es su capacidad para proporcionar informes detallados y un análisis completo del rendimiento del proceso de selección. El sistema recoge y centraliza una gran cantidad de datos a lo largo del ciclo de reclutamiento, lo que permite a los reclutadores generar informes sobre diversos indicadores clave de rendimiento (KPI).
Estos informes pueden incluir datos como:
- El número total de candidaturas recibidas para cada puesto,
- El tiempo medio de procesamiento de las candidaturas (desde la presentación hasta la decisión final),
- La tasa de conversión entre las diferentes etapas del proceso (por ejemplo, de la presentación de la candidatura a la entrevista),
- El coste por contratación, una medida valiosa para evaluar la eficacia financiera de las campañas,
- Las fuentes de candidaturas más efectivas, que permiten saber si los candidatos más cualificados provienen de un portal de empleo específico, de redes sociales u otros canales.
Estos datos no solo permiten medir la productividad de los equipos de selección, sino también identificar áreas de mejora en el proceso.
Por ejemplo, si un informe muestra que un gran número de candidatos abandona después de la primera fase de la entrevista, esto puede indicar un problema en el proceso de selección o en la comunicación con los candidatos.
El ATS también ofrece análisis en tiempo real, lo que permite a los reclutadores seguir las campañas de reclutamiento en curso y ajustar rápidamente sus estrategias.
Además, estas herramientas de informes pueden configurarse para generar informes automáticos en intervalos regulares (semanales, mensuales, etc.), lo que facilita el seguimiento continuo del rendimiento sin intervención manual.
Los datos provenientes del ATS suelen presentarse en forma de gráficos y tablas visuales, lo que permite una lectura rápida e intuitiva. Así, los reclutadores y responsables de RRHH pueden tomar decisiones basadas en datos concretos, optimizando tanto la eficiencia del proceso de selección como la calidad de las contrataciones.
¿Por qué utilizar Softy como ATS?
El ATS Softy se destaca como una herramienta poderosa y completa, ofreciendo varias ventajas tanto para los reclutadores como para las empresas. Aquí hay algunas razones por las que Softy es una excelente opción para gestionar su proceso de selección:
Interfaz intuitiva y facilidad de uso
Softy está diseñado para ser fácil de usar, tanto si eres administrador, reclutador o candidato. Su interfaz clara e intuitiva permite a los reclutadores navegar fácilmente entre las distintas funcionalidades, ya sea para publicar ofertas de empleo, clasificar candidaturas o comunicarse con los candidatos. Su interfaz es completamente responsive (adaptada a móviles y tabletas), lo que permite reclutar incluso mientras te desplazas.
Centralización de candidaturas multi-fuentes
Softy permite centralizar todas las candidaturas provenientes de diversas fuentes: portales de empleo, redes sociales como LinkedIn, candidaturas espontáneas o incluso eventos como ferias de empleo.
Al reunir toda esta información en un solo lugar, obtienes una visión completa y organizada de todos los candidatos, lo que facilita su gestión y seguimiento.
Automatización de tareas repetitivas
Con Softy, las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, como el envío de correos electrónicos, la publicación múltiple de anuncios o los recordatorios de seguimiento, son automatizadas o asistidas por la herramienta.
Esto libera a los reclutadores de las tareas administrativas, permitiéndoles concentrarse en la evaluación cualitativa de los candidatos y en la toma de decisiones.
Integración con otras herramientas
Softy se integra fácilmente con otros software utilizados por su empresa, como los ERP, las herramientas de nómina o los sistemas de gestión de recursos humanos.
Esta interconexión garantiza un flujo de trabajo fluido, sin tener que alternar entre diferentes sistemas.
Herramientas de informes avanzados
Softy ofrece la interfaz de informes y estadísticas más avanzada en el mundo de los ATS. Permite hacer un seguimiento y analizar el rendimiento de tus campañas de reclutamiento. Puedes generar informes sobre las candidaturas, los reclutados, las ofertas de empleo, etc. Estos datos te ayudan a tomar decisiones más estratégicas y a optimizar tus procesos.
Mejora de la experiencia del candidato
Gracias a una interfaz fluida y a la comunicación automatizada, Softy mejora la experiencia de los candidatos. Los candidatos reciben actualizaciones regulares sobre su candidatura y disfrutan de un proceso más transparente. También cuentan con un sitio de carreras diseñado para ofrecerles una experiencia de marca empleadora reforzada, gracias a la presentación de la empresa, los equipos y las novedades de la empresa.
Soporte al cliente reactivo
Softy ofrece un soporte al cliente reactivo, listo para ayudar a los reclutadores cuando lo necesiten. Nuestro equipo de expertos en soporte está disponible para responder a todas las preguntas, resolver posibles problemas técnicos y brindar asesoramiento a los clientes para mejorar el proceso de reclutamiento.
Seguridad de los datos
Softy pone un énfasis especial en garantizar la seguridad y la confidencialidad de los datos de los candidatos. Cumple con las normativas de conformidad, como el RGPD, para asegurar que toda la información personal esté protegida. Además, todos los datos se almacenan en servidores ubicados en centros de datos en Francia.
