El uso de un ATS en las empresas es cada vez más común. Son software esencial para los departamentos de RR. HH., ya que permiten mejorar el proceso de reclutamiento y ahorrar tiempo y dinero. Implementar un ATS para gestionar los reclutamientos requiere de varias etapas para garantizar que todo funcione correctamente. Por eso, definir un plan de despliegue eficaz es indispensable para una rápida utilización de la nueva herramienta.
¿Qué es el despliegue?
El despliegue consiste en implementar la solución dentro de la empresa, abarcando aspectos como la configuración de la cuenta, la formación de los usuarios y la organización de los expedientes de la empresa.
Un despliegue exitoso permite un uso completo y óptimo de su nuevo ATS. Esta fase suele estar supervisada por la empresa que comercializa el software de reclutamiento.
Tres pasos para un despliegue eficaz
1- La configuración de la cuenta
Este es el primer paso en el acompañamiento de una empresa. Su objetivo es crear la cuenta de su empresa y configurar todos los elementos que desee. Por ejemplo, es en este momento cuando se implementan opciones en la cuenta, como la creación de un sitio de empleo para publicar sus ofertas. Los equipos técnicos del software se encargan de establecer toda la identidad visual, los textos sobre la empresa y también las imágenes para ilustrar la información.
Durante esta etapa, también es muy importante configurar las cuentas de los administradores de cada empresa. Estas son las cuentas de los usuarios más importantes dentro de la solución, por lo que deben entregarse completamente configuradas para permitir que la empresa utilice la herramienta de la mejor manera posible.
2- La formación de sus colaboradores
La formación tiene como objetivo capacitar a todos los colaboradores en el uso del software para que puedan dominar al 100 % todas las funcionalidades disponibles en la solución.
Para ello, es necesario implementar un plan de formación y ofrecer un acompañamiento personalizado según el puesto y el rol de los usuarios. Puede ser útil separar las formaciones en función de los derechos de acceso o las funciones dentro de la empresa.
El propósito de estas formaciones es lograr que todos los colaboradores que vayan a utilizar la solución sean autónomos lo más rápido posible.
3- La organización de la cuenta
La última etapa consiste en organizar los procesos de reclutamiento en carpetas, de manera que se puedan asignar accesos a los usuarios en función de sus departamentos, filiales, etc. Esto permitirá a los responsables de cuentas tener una visión más clara y encontrar fácilmente sus ofertas de reclutamiento.
También es importante definir los derechos de cada usuario. De hecho, es normal que los usuarios tengan diferentes niveles de acceso. Por ejemplo, los administradores podrán hacer todo en el software, mientras que un reclutador solo podrá publicar ofertas y gestionar las candidaturas.
La importancia de preparar un plan de despliegue
1-Conocer mejor la solución compleja
Implementar un plan de despliegue es muy útil para los administradores de la solución, ya que les permite dominar completamente el software. Así, podrán posteriormente formar a sus equipos de la mejor manera posible.
2-Intercambiar con los equipos y establecer una verdadera relación
El proceso de despliegue es un momento ideal para intercambiar ideas con los intermediarios de la solución. Es la oportunidad para hacer todas las preguntas necesarias sobre el software y solicitar información adicional.
¿Cómo le ayuda Softy en el despliegue?
Cuando suscribe una suscripción al ATS de Softy, todo el equipo de Altagile está a su disposición para ayudarle a desplegar su solución.
En Softy, configuramos su cuenta, personalizamos su sitio de empleo y preparamos junto a usted la estructura de las carpetas y los diferentes niveles de acceso.
También tiene acceso a una formación para todos sus administradores y reclutadores. A lo largo del año, Softy organiza webinars de formación para ayudarle a descubrir las nuevas funcionalidades y acompañarle en el uso del software de reclutamiento.
