Hoy en día, elegir un software de reclutamiento se ha convertido en un auténtico desafío. Cada vez hay más opciones en el mercado y cada proveedor ofrece sus propias particularidades.
El éxito de un ATS eficaz depende, principalmente, de las funciones clave que tu empresa necesite. Los procesos varían de una organización a otra: algunas priorizarán la difusión masiva de ofertas de empleo, mientras que otras preferirán centrarse en un análisis exhaustivo de las candidaturas. Para no perderse en el intento, es fundamental analizar los puntos fuertes y débiles de tu proceso de selección actual. A partir de ahí, podrás identificar claramente las funcionalidades que realmente te hacen falta.
¿Qué es un software de reclutamiento o ATS?
Un software de reclutamiento es una herramienta que permite gestionar todo el proceso de selección de principio a fin, desde la creación de una oferta de empleo hasta la incorporación del nuevo empleado a la empresa. Por otro lado, los programas que gestionan un abanico más amplio de funciones de Recursos Humanos —como la nómina, vacaciones, etc.— se denominan SIRH (Sistemas de Información de Recursos Humanos) o HRIS, por sus siglas en inglés.
Al buscar información en internet, es muy probable que te hayas topado con diferentes términos como ATS (acrónimo de Applicant Tracking System o Sistema de Seguimiento de Candidatos), herramienta de reclutamiento, software de gestión de candidaturas o solución de selección. Todos estos nombres hacen referencia, exactamente, a la misma categoría de software.
¿Para qué sirve?
Las funcionalidades son numerosas y no dejan de aumentar con el paso de los años. Ya sea para innovar (con la inteligencia artificial, ordenadores más potentes, la fibra óptica, etc.) o para cumplir con normativas y requisitos legales (como el RGPD), los programas de reclutamiento están obligados a adaptarse constantemente a estos cambios para responder de manera eficaz a las necesidades de los reclutadores, que son cada vez más exigentes y disponen de menos tiempo.
Centralización de candidaturas
Gestionar las candidaturas recibidas puede convertirse en un auténtico desafío si no se cuenta con la herramienta de selección adecuada. Por lo general, las ofertas de empleo se publican en múltiples plataformas como Indeed, LinkedIn o los portales de empleo locales. Cada una de estas webs ofrece su propio sistema de gestión de candidatos.
Aquí es donde entra en juego el software de reclutamiento, ya que centraliza en una sola interfaz todas las candidaturas, independientemente de su origen.
Esta centralización aporta grandes ventajas a los reclutadores:
- Ahorro de tiempo: Evita tener que iniciar sesión en diferentes plataformas para revisar los perfiles recibidos.
- Gestión optimizada: Facilita el trabajo al ofrecer una visión global de todos los perfiles, lo que permite clasificar, filtrar y buscar candidatos en función de diversos criterios.
- Trabajo en equipo: Agiliza la colaboración entre los miembros del equipo de selección, permitiéndoles acceder a las candidaturas y añadir comentarios o valoraciones en tiempo real.
Potenciar la marca empleadora
Algunos ATS integran funciones de marketing de recursos humanos para ayudar a los reclutadores a promover su marca empleadora entre los candidatos potenciales. Estas herramientas permiten crear páginas de empleo personalizadas para la empresa, que incluyen información sobre la cultura corporativa, los beneficios sociales o testimonios de empleados, entre otros aspectos.
Además, los softwares de reclutamiento ayudan a mejorar la experiencia del candidato al ofrecer una interfaz de usuario intuitiva y facilitar la comunicación a lo largo de todo el proceso de selección. De este modo, los candidatos se llevan una impresión positiva de la organización, lo que contribue a reforzar su imagen como empleadora.
Asimismo, permiten a los reclutadores realizar un seguimiento y analizar los datos de su proceso, tales como la tasa de conversión de los candidatos o el tiempo medio de contratación. Estos datos sirven para medir la eficacia de la estrategia implementada e identificar áreas de mejora, lo que también ayuda a fortalecer la marca empleadora al demostrar el compromiso de la empresa con la optimización de sus procesos de selección.
En definitiva, los softwares de reclutamiento son clave para potenciar la marca empleadora, ya que ofrecen herramientas de marketing de selección, mejoran la experiencia del candidato y permiten analizar los datos relativos a todo el proceso.
Una visión global de la selección de personal
Cuando se es responsable de selección o director de recursos humanos, es fundamental disponer de una visión global de las acciones que se realizan para poder gestionarlas de manera eficaz. Los ATS ofrecen varias funcionalidades que facilitan esta tarea.
Estos permiten seguir el avance de los proyectos de selección en tiempo real. Los reclutadores pueden ver en qué punto del proceso de selección se encuentran los candidatos y seguir los próximos pasos a realizar. Esto permite planificar mejor las entrevistas y reducir el tiempo global de contratación.
Además, ofrecen funcionalidades de informes y estadísticas. Estas herramientas permiten realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), tales como el número de candidaturas recibidas, la tasa de conversión de los candidatos, el tiempo medio de contratación, el coste por contratación, etc. Estos datos permiten a los reclutadores tomar decisiones informadas para optimizar su proceso de selección.
Los softwares de selección también pueden proporcionar información detallada sobre cada candidato, como la fuente de su candidatura, su perfil y su experiencia profesional. Esto puede ayudar a los reclutadores a identificar las fuentes más eficaces para atraer candidatos cualificados.
Por último, los softwares ATS pueden ayudar a gestionar el presupuesto asignado a la selección de personal. Los reclutadores pueden controlar los gastos vinculados a cada puesto vacante y optimizar su presupuesto en función de los resultados obtenidos.
En resumen, los softwares ATS ofrecen funcionalidades de seguimiento, informes y estadísticas que permiten a los reclutadores y a los directores de RR. HH. gestionar mejor su proceso de selección en tiempo real, seguir los KPI importantes, optimizar su presupuesto y tomar decisiones informadas para mejorar su estrategia de contratación.
Ahorro de tiempo
La selección de personal es una labor que puede llegar a consumir mucho tiempo. Implica numerosas tareas administrativas que pueden resultar tediosas y absorber gran parte de la jornada. El proceso de contratación comienza con la creación de una oferta de empleo detallada, que debe difundirse en los canales más adecuados. Después, los reclutadores deben gestionar las candidaturas recibidas y clasificar los currículums en función de los criterios pertinentes. Esta etapa puede ser muy larga y pesada, especialmente si la oferta ha generado un gran volumen de candidaturas.
Afortunadamente, los softwares de selección pueden automatizar la mayoría de estas tareas monótonas, lo que permite a los reclutadores concentrarse en lo más importante: el análisis de los perfiles y la realización de las entrevistas. Los softwares ATS automatizan la difusión de la oferta en los canales más relevantes y permiten clasificar las candidaturas según los criterios más importantes. Asimismo, envían correos electrónicos de seguimiento a los candidatos y permiten programar las entrevistas de forma sencilla.
En resumen, los softwares ATS permiten ahorrar un tiempo valioso en el proceso de selección al automatizar las tareas tediosas y repetitivas. De este modo, los reclutadores pueden centrarse en las funciones más importantes y mejorar su eficiencia global.
Reducir los costes
Invertir en un software de selección puede aportar ventajas económicas innegables. En primer lugar, al automatizar numerosas tareas que consumen mucho tiempo, se libera la jornada de los reclutadores para que puedan dedicarse a actividades de mayor valor añadido, tales como la selección de perfiles y la realización de entrevistas. Esto se traduce en una mayor productividad.
Además, los ATS permiten a los reclutadores segmentar mejor sus ofertas de empleo y optimizar su difusión en los mejores portales de empleo (job boards). Algunos ATS ofrecen incluso acuerdos tarifarios con estas plataformas, lo que permite lograr ahorros significativos en los costes de publicación.
Por último, las herramientas integradas en los ATS, como las pruebas de competencias o los test de personalidad, permiten evaluar mejor a los candidatos y reducir el riesgo de contratar al perfil equivocado. Esto puede representar un ahorro considerable, ya que el coste de una contratación fallida puede llegar a ser hasta dos veces más alto que el de una contratación acertada.
Invertir en un software de selección puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero al tiempo que mejoran la calidad de sus contrataciones.
Cumplir con el RGPD
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es una normativa muy estricta en materia de protección de datos personales de los ciudadanos europeos. Como reclutador, usted es responsable de la gestión de los datos personales de los candidatos, en particular de los currículums y de la información personal que estos facilitan. Por lo tanto, es primordial respetar el RGPD para evitar cualquier sanción o multa.
Los softwares de selección están diseñados para cumplir con las exigencias del RGPD en materia de protección de datos personales. Un buen ATS permite a los candidatos tener el control de sus datos, dándoles la posibilidad de modificar o eliminar su información. También pueden realizar un recordatorio automático al finalizar el periodo legal de conservación (2 años en el caso de una candidatura y 4 años para un candidato contratado).
El ATS también desempeña un papel importante en la protección de los datos personales de los candidatos. Garantiza que todos los datos se almacenen y gestionen de forma segura y confidencial, de conformidad con las exigencias del RGPD.
¿Cómo elegir su software de selección?
Ahora que hemos definido qué es un software de selección y cuáles son sus beneficios, es momento de elegir la herramienta adecuada; es decir, aquella que responda a sus necesidades y retos de contratación. Para lograrlo, basta con seguir unos sencillos pasos.
Analizar y comprender sus necesidades
Cada empresa tiene necesidades diferentes según el volumen de contrataciones o de usuarios, el proceso de selección o los criterios de evaluación. Para identificar correctamente sus necesidades y definir sus expectativas, puede utilizar el método de las preguntas clave: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Por qué?.
| Preguntas que debe hacerse | Ejemplos | |
|---|---|---|
| Quien | – ¿Quién utilizará el software? – ¿Quiénes son mis candidatos? | – Managers, RR. HH., consultores – Perfiles buscados, destreza con la informática, generación X, Y o Z |
| Que | – ¿Qué funcionalidades? | – Multidifusión, gestión de candidaturas, pruebas de selección… |
| Donde | – ¿Cómo me conecto? – ¿Accesibilidad? | – Herramienta accesible en línea, software descargado en el ordenador… |
| Cuando | – ¿Con qué frecuencia se utilizará la herramienta? – ¿En qué etapa de la selección interviene el software? | – A todas horas, una vez al día, una vez a la semana – De principio a fin del proceso de selección, durante la publicación de la oferta, al recibir las candidaturas… |
| Como | – ¿Cómo se selecciona a los candidatos? – ¿Qué es lo que analizo? | – Personalidad, soft skills , hard skills , experiencia, titulaciones… – Contrataciones, colaboradores, candidaturas… |
| Cuanto | – ¿Cuántas contrataciones? – ¿Cuántos usuarios? – ¿Cuántos candidatos por oferta? | – 10 al mes, 200 al año – 5, 10, 200… – Alrededor de diez, unos cincuenta, más de cien… |
| Por qué | – ¿Por qué puede ser beneficioso un software de selección? | – Ganar tiempo, simplificar el proceso de selección, visión global del proceso… |
Esta metodología tiene la ventaja de analizar rápidamente el conjunto de problemáticas a las que se enfrenta. De este modo, podrá centrar sus necesidades en cuestión de pocos minutos.
Dispone de 3 preguntas indispensables que le permitirán identificar claramente sus necesidades en cuanto a software de selección y funcionalidades: ¿quién utilizará el software?, ¿qué funcionalidades son necesarias? y ¿cuántos usuarios utilizarán la herramienta?
¿Quién utilizará el software?
¿A quién está destinado el software? Un mánager le dará un uso muy diferente al de un director, un director de RR. HH. o un selector en una agencia de empleo temporal. Es necesario identificar las necesidades de cada uno de los actores que vayan a utilizar la herramienta.
Por ejemplo, un mánager deseará gestionar los procesos de selección que correspondan a su perímetro de acción (su tienda, su equipo…). Por el contrario, un director de RR. HH. buscará tener una visión global del proceso de selección y de las acciones que realiza cada colaborador.
Saber quién utiliza el software también permite determinar qué funcionalidades debe ofrecer el software de selección que mejor se adapte a usted. Por ejemplo, en la administración pública, a veces el superior inmediato (N+1) desea realizar una validación antes de publicar una oferta de empleo. En ese caso, el software de selección adecuado deberá ofrecer un sistema de flujo de trabajo (workflow) de validación.
¿Qué funcionalidades necesita?
¿Cuáles son las funciones que realmente le hacen falta? Hoy en día existen decenas de ellas y la lista no para de crecer. Saber exactamente qué está buscando le permitirá ahorrar tiempo en su búsqueda, al centrarse únicamente en los softwares que ofrecen las funcionalidades que usted necesita.
Estos son algunos ejemplos de las funciones más demandadas por nuestros clientes:
- Gestión de candidaturas
- Multidifusión de ofertas de empleo (multiposting)
- Pruebas de selección / Tests de reclutamiento
- Envío de correos electrónicos masivos
- Entrevistas de vídeo diferido o videoconferencias
- Movilidad interna y programa de referidos
- Onboarding (incorporación de nuevos empleados)
- Etcétera…
¿Cuántos usuarios?
¿Cuántas personas van a utilizar el software? Esta es una pregunta clave, ya que la gestión cambia por completo si se trata de un equipo de 5 usuarios en una misma oficina o de 250 usuarios repartidos en 10 filiales por todo el país.
Es fundamental que la herramienta de selección permita a cada colaborador trabajar en las mejores condiciones, sin que su espacio de trabajo se sature con procesos o carpetas que no le corresponden.
Además, tenga en cuenta que no todas las soluciones ofrecen usuarios ilimitados como lo hace el ATS Softy. Por eso, el coste de la suscripción puede llegar a triplicarse en función del número de usuarios.
Solicite una demostración del software de selección
Ahora que ya conoce sus necesidades, ¡es el momento de ver los diferentes programas en acción! Para ello, tiene dos opciones a su disposición, cada una con sus pros y sus contras:
- Realizar una prueba gratuita del software (periodo de prueba)
- Solicitar una demostración personalizada de la herramienta
Realizar una prueba del software
La prueba consiste en utilizar, durante un periodo de tiempo determinado, el software en una versión más o menos completa. Por ejemplo, durante 30 días puede gestionar 2 procesos de selección, pero una vez finalizado ese plazo, perderá el acceso a su panel de administración.
La principal ventaja es que puede configurar el software de selección a la medida de su empresa, lo que le permitirá crear sus propios procesos, publicar ofertas y gestionar a sus candidatos.
El mayor inconveniente es la limitación de las funcionalidades: solo tendrá acceso a las herramientas básicas. Esto se convierte en un problema si, por ejemplo, la prueba ofrecida no está dimensionada para el tamaño de su empresa o sus necesidades reales. También puede tener dificultades para entender cómo funciona el programa; al no recibir una formación previa, podría llegar a desanimarse con una herramienta que, en principio, sí cubría sus necesidades.
Solicitar una demostración de la herramienta
La demostración consiste en reunirse con un experto de la solución, ya sea por videoconferencia o de forma presencial. Este profesional le presentará todas las funcionalidades, analizará sus necesidades y le propondrá soluciones a medida mientras responde a cada una de sus preguntas.
Con una demostración, puede debatir fácilmente sobre sus necesidades actuales. Recibirá una presentación personalizada para entender a la perfección cómo el software de selección le facilitará el día a día, obteniendo así una visión completa del potencial de la herramienta. Una buena demostración resuelve todas sus dudas sobre el funcionamiento del sistema y aborda los problemas específicos que encuentra hoy en día en sus procesos de contratación.
Por todas estas ventajas, en Softy hemos optado por la demostración en lugar de la prueba gratuita para presentar nuestro software de selección. De este modo, podemos mostrar el conjunto de funcionalidades disponibles en Softy y revelar todo su potencial.
El único inconveniente de la demostración es muy subjetivo, ya que algunas personas prefieren descubrir la herramienta por sí mismas, mientras que otras priorizan el acompañamiento y el intercambio de impresiones durante una reunión.
¿Por qué priorizar un software de selección flexible?
¿Ya ha encontrado su software de selección? ¡Perfecto! Pero, ¿seguirá adaptándose a su empresa dentro de 1, 3 o 5 años? Prever una solución flexible a largo plazo y en función de sus necesidades cambiantes le permitirá ganar en eficiencia y evitará que tenga que volver a analizar desde cero las soluciones disponibles en el mercado.
Los métodos de contratación evolucionan con el tiempo. Por ejemplo, hace solo unos años apenas se hablaba de cooptación (programas de referidos) o de onboarding. Hoy en día, forman parte del día a día de muchos selectores de personal. Si su herramienta no permite integrar las nuevas necesidades de contratación, corre el riesgo de quedarse atrás frente a otras empresas y perder candidatos valiosos que preferirán postularse en otra parte.
Para responder a esta necesidad de flexibilidad, el software de selección Softy ofrece funcionalidades básicas que en otras herramientas se consideran premium. Por ejemplo, los tests de selección o las entrevistas en vídeo están integrados independientemente de la suscripción que elija. Además, puede sumar opciones más avanzadas a medida que las necesite, como la gestión de referidos, una plataforma de movilidad interna o la potenciación de su marca empleadora.
¿Listo para elegir su software de selección?
Como habrá podido comprobar, elegir un software de selección requiere tiempo y un conocimiento profundo de las necesidades de su empresa. Contar con un ATS adecuado aportará un verdadero valor añadido en la gestión y análisis de las candidaturas, en la coordinación de su equipo de selección y en el impulso de su marca empleadora.
Si desea conocer mejor el software Softy, póngase en contacto con uno de nuestros expertos a través del siguiente botón para que le asesore y le ayude a resolver sus retos de contratación.
