Hoy en día, la mayoría de empresas, cuenta con un software de selección. Los ATS se han convertido en una herramienta imprescindible para los profesionales de recursos humanos. La gestión actual del talento ya no se limita a simplemente recibir CVs y organizar entrevistas. Ahora se trata de optimizar cada etapa del proceso, desde la difusión de ofertas de empleo hasta la integración de los nuevos colaboradores, garantizando al mismo tiempo una experiencia del candidat@ fluida y atractiva.
Entre las numerosas funcionalidades que ofrece un ATS, la creación de fichas de candidatos destaca por su papel crucial. Estas fichas centralizan toda la información relevante sobre un candidat@, y van mucho más allá del CV para incluir competencias, resultados de pruebas de selección, notas de entrevistas y mucho más. Permiten no solo estructurar y organizar los datos de los candidat@s, sino también mejorar la colaboración dentro de los equipos de RRHH facilitando el intercambio de información.
En este artículo, analizaremos el funcionamiento de un ATS y la creación de una ficha de candidato con un ATS. Descubrirás cómo los sistemas de seguimiento de candidaturas pueden transformar la manera en que las empresas identifican y seleccionan al talento más prometedores, a la vez que ganan un tiempo valioso y reducen los sesgos de selección.
¿Qué es un ATS (o software de selección)?
Definición de un ATS
Un Applicant Tracking System (ATS), o software de selección, es una solución digital diseñada específicamente para acompañar a los responsables de RRHH y de selección en la optimización de sus procesos. Este tipo de software simplifica el seguimiento completo de las candidaturas, desde la publicación de ofertas de empleo hasta la integración de los nuevos colaboradores, pasando por la gestión de las candidaturas recibidas. En el mundo de la selección, un ATS es un aliado imprescindible para los reclutadores. Al centralizar y automatizar numerosas tareas que consumen mucho tiempo, permite no solo ahorrar tiempo, sino también reducir los costes vinculados al proceso. El ATS gestiona la totalidad del proceso de selección de manera fluida y eficiente, liberando al equipo de RRHH para que pueda centrarse en cuestiones más estratégicas y tareas de mayor valor añadido.
Las principales funcionalidades de un ATS
Un ATS es una herramienta esencial para procesar rápidamente un gran volumen de candidaturas, ayudando a los equipos de RRHH en numerosas tareas repetitivas. Aquí tienes algunas de las funcionalidades clave de un ATS :
✈️ Multidifusión: Esta funcionalidad fundamental permite difundir fácilmente las ofertas de empleo en múltiples sitios y portales de empleo especializados. Aumentando la visibilidad de las ofertas, atrae a un mayor número de candidat@s potenciales.
🏷️ Tratamiento de las candidaturas: Todas las candidaturas recibidas a través de diferentes canales se centralizan directamente en el ATS. Gracias a la base de datos de CVs integrada, los reclutadores pueden analizar las candidaturas, responder rápidamente a los candidatos y realizar búsquedas estratégicas guardando perfiles interesantes para futuras necesidades.
📅 Gestión de citas: El ATS incluye un calendario que permite planificar, organizar y seguir las entrevistas. Esta funcionalidad facilita la coordinación de las entrevistas con los candidatos y permite una mejor gestión del tiempo.
🔎 Búsqueda de talento: Un ATS también ofrece herramientas para buscar candidatos de manera activa, especialmente en plataformas como LinkedIn. Esto resulta particularmente útil cuando el volumen de candidaturas procedente de las ofertas es bajo o cuando se desea constituir una reserva de talento para futuras necesidades.
🎨 Portal Interno (página de empleo): El ATS permite implementar una página de empleo personalizada que centraliza las candidaturas y destaca la marca empleadora. Esta plataforma refuerza la visibilidad de la empresa y atrae al mejor talento al simplificar el proceso de candidatura.
🤝 Interfaz colaborativa: El software de selección favorece la colaboración entre reclutadores y otros miembros del equipo. Permite recopilar las necesidades específicas de cada departamento e implicar a los responsables de área en la validación de las contrataciones.
La creación de fichas de candidat@s mediante un ATS
Dentro de un proceso de selección eficaz, la creación de fichas de candidat@s dentro de un ATS desempeña un papel crucial. Estas fichas constituyen un conjunto estratégico de información esencial, proporcionando una visión consolidada del perfil de cada candidat@.
Incluyen no solo una síntesis del CV del candidat@, sino también los documentos aportados, una descripción detallada del puesto a cubrir y las posibles notas y observaciones de los reclutadores. Esto permite una centralización del feedback recogido en las distintas etapas del proceso de selección. La finalidad de la ficha de candidato es aligerar y estructurar el trabajo de evaluación por parte de los reclutadores.
El parsing de CV
El parsing de CV es una tecnología avanzada integrada en algunos ATS, capaz de transformar el contenido de un CV en datos para su análisis. Cuando un candidato envía su CV, la herramienta extrae automáticamente la información clave, como los datos de contacto, la trayectoria profesional, las competencias y la formación. Esta extracción automática permite estructurar la información de manera uniforme y coherente, lo que la hace fácilmente comparable y analizable.
Una de las principales ventajas de un ATS en el parsing es la capacidad de reunir toda la información bajo un mismo formato de datos. Esta uniformidad permite a los reclutadores comparar varias candidaturas sin preocuparse por las diferencias de presentación de los CV. Por ejemplo, tanto si un CV utiliza un formato cronológico como temático, el parsing estandarizará los datos para integrarlos perfectamente en la base de datos centralizada del ATS.
Esta armonización de datos resulta especialmente útil cuando el volumen de candidaturas es elevado. Permite clasificar y analizar la información identificando rápidamente a los candidatos que mejor se ajustan a los criterios de la oferta. Los reclutadores pueden aplicar filtros basados en competencias específicas, años de experiencia o cualificaciones y obtener una visión global de los candidatos más adecuados. Por último, y no menos importante, el parsing de CV reduce significativamente los errores humanos cometidos durante la introducción manual de datos y mejora la precisión de la información recopilada. Este aspecto es crucial para mantener la integridad de los datos y garantizar una evaluación justa y coherente de cada candidatura. Con un sistema de parsing eficaz, los reclutadores ganan tiempo, aumentan la eficacia del proceso de selección y refuerzan la calidad de las decisiones
Los documentos vinculados a la candidatura
Además del CV, pueden asociarse otros documentos a la ficha de candidato, como la carta de motivación, certificados o recomendaciones. También pueden incluirse otros tipos de documentos, como resultados de pruebas de selección. Un software de selección como Softy ofrece pruebas de selección directamente integradas en la solución. Estas pruebas evalúan competencias técnicas, lógicas o comportamentales. Aportan otra dimensión a cada candidatura al resaltar información objetiva que no aparece en el CV.
Un software de selección permite almacenar estos documentos con total seguridad y hacerlos accesibles a todos los miembros del equipo de selección. Esta centralización garantiza transparencia y trazabilidad durante todo el proceso. También reduce el riesgo de errores o pérdida de documentos, ya que cada información está organizada y disponible para cada miembro del equipo de RRHH. Cada reclutador dispone de la información necesaria para evaluar un candidat@ de manera profunda y equitativa.
El tracking de acciones realizadas en la ficha del candidat@
Durante el proceso de selección, la colaboración dentro del equipo de RRHH es determinante para garantizar una evaluación precisa y colectiva de los candidat@s. Aquí es donde el ATS desempeña un papel esencial al permitir a los reclutadores documentar y compartir sus observaciones. Después de cada intercambio o entrevista, los reclutadores pueden añadir comentarios detallados directamente en la ficha del candidat@. Estas notas pueden incluir impresiones sobre la personalidad del candidat@, su capacidad de alinearse con la cultura de la empresa o puntos a profundizar en futuras entrevistas.
Pero las funcionalidades del ATS no se limitan simplemente a tomar notas. Los reclutadores también pueden seguir todas las acciones realizadas en el perfil del candidat@. Por ejemplo, los cambios de estado, el envío de emails de seguimiento o las invitaciones a entrevistas se registran automáticamente en la ficha. Todo ello con el objetivo de garantizar un verdadero seguimiento de cada candidatura, con todas las etapas de comunicación cuidadosamente documentadas.
Esta centralización de información y acciones permite mantener una visión clara y precisa del recorrido del candidat@ dentro del proceso. El histórico de interacciones, accesible a todo el equipo de selección, mejora la transparencia y la eficacia de la colaboración. También garantiza que cada acción emprendida esté alineada con la estrategia global de selección de la empresa.
Gestión manual vs automática mediante un ATS
Comparada con la gestión manual de candidaturas, la utilización de un ATS para gestionar las fichas de candidat@s ofrece numerosas ventajas.
Un análisis facilitado de las candidaturas
Con un ATS, el análisis y clasificación de candidaturas se realiza en unos clics gracias a filtros y herramientas de búsqueda avanzada. Esto permite identificar rápidamente los perfiles que mejor encajan, según los criterios establecidos para cada oferta.
Acciones en grupo
Gestionar las candidaturas en una plataforma específica, permite a los reclutadores realizar acciones masivas: enviar emails a varios candidatos simultáneamente, programar entrevistas o rechazar candidaturas de forma colectiva. Esto optimiza el tiempo dedicado a la gestión administrativa y garantiza respuestas a los candidat@s durante el proceso.
Correspondencia entre la oferta de empleo y el candidat@
Un ATS también es capaz de hacer coincidir automáticamente las competencias de un candidat@ con los requisitos de una oferta de empleo, facilitando la preselección. Gracias a esta funcionalidad, los reclutadores pueden centrarse en la evaluación cualitativa sin verse desbordados por el volumen de candidaturas.
Las aportaciones de la IA en estas fichas de candidat@s
Centralización de datos = ahorro de tiempo
Gracias a la IA, la centralización y análisis de datos se vuelven más rápidas y precisas. La IA puede ayudar a extraer tendencias y patrones a partir de los datos de los candidat@s, permitiendo a los reclutadores tomar decisiones más informadas. Esta centralización garantiza que toda la información personal y profesional esté actualizada y accesible, lo que mejora considerablemente la eficacia del proceso.
Reducción de sesgos inconscientes durante la selección
Uno de los mayores desafíos en selección es superar los sesgos inconscientes. La combinación ATS e IA puede ayudar a neutralizar estos sesgos proporcionando recomendaciones objetivas basadas en datos y algoritmos, en lugar de impresiones subjetivas. Esta imparcialidad es esencial para promover la diversidad y la inclusión en el proceso de selección.
La IA como asistente y no como decisor
Aunque la IA ofrece numerosas posibilidades, es fundamental recordar que debe utilizarse como asistente en la toma de decisiones, no como el decisor final. Los reclutadores deben utilizar los insights proporcionados por la IA para enriquecer su juicio profesional y asegurar que el ser humano sigue en el centro del proceso.
La IA tiene límites. Por ejemplo, una IA mal entrenada podría destacar perfiles demasiado similares, lo cual sería contraproducente para la diversidad. El equilibrio entre inteligencia artificial e inteligencia humana es la clave para un proceso exitoso.
Así, la creación de una ficha de candidat@ con un ATS transforma realmente la manera en que los reclutadores gestionan las candidaturas. Este sistema permite centralizar toda la información esencial en un solo lugar, lo que facilita el análisis y la comparación de candidat@s. Al estructurar los datos de manera uniforme mediante herramientas como el parsing de CV, se vuelve más simple y rápido identificar el talento que mejor responden a las necesidades de la empresa.
La centralización de documentos adicionales garantiza que cada reclutador tenga un acceso sencillo a los datos necesarios para evaluar de manera exhaustiva a los candidat@s. También mejora la transparencia y la eficacia del proceso de selección. En general, utilizar un ATS para crear fichas de candidat@s enriquece el proceso de selección y proporciona a los equipos de RRHH las herramientas necesarias para ser más eficientes y centrarse en lo esencial : seleccionar el mejor talento para impulsar el desarrollo de la empresa.
FAQ: creación de fichas de candidat@s con un ATS
¿Cuál es el valor añadido de un ATS en términos de seguridad de los datos de los candidat@s?
Un ATS ofrece protocolos avanzados de seguridad para proteger la información de los candidat@s. Al centralizar los datos en una plataforma segura, reduce los riesgos de pérdida o robo de información sensible. Además, las funcionalidades de control de acceso permiten limitar la consulta de datos solo a personas autorizadas, garantizando la confidencialidad.
Todos los ATS utilizados en Europa deben cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Esto significa que los candidat@s tienen derecho a acceder a sus datos personales, solicitar su corrección o eliminación y ser informados en caso de violación de dicha información.
¿Cómo puede un ATS ayudar a mejorar la diversidad y la inclusión en el proceso de selección?
Un ATS contribuye a mejorar la diversidad y la inclusión al neutralizar sesgos inconscientes mediante criterios objetivos basados en competencias y cualificaciones específicas. Los algoritmos de un ATS también pueden ofrecer recomendaciones que favorecen la consideración de candidat@s provenientes de distintos orígenes, ampliando así el pool de talento y promoviendo un entorno laboral más inclusivo.
¿Cómo se integra un ATS con otros sistemas de RRHH existentes?
La integración de un ATS con sistemas de RRHH como los SIRH se realiza generalmente mediante API o conectores específicos. Esta integración permite sincronizar los datos en tiempo real, asegurando la coherencia de la información entre sistemas y mejorando la eficacia operativa global.
¿Qué consideraciones se deben tener en cuenta al elegir un ATS para una empresa?
Al elegir un ATS, es fundamental evaluar factores como la facilidad de uso, la compatibilidad con los sistemas existentes y la capacidad de adaptación de la solución según la evolución de las necesidades de la empresa. También es importante considerar el soporte al cliente y la formación ofrecida, para asegurar una transición fluida al nuevo sistema para todo el equipo de RRHH.
