¿Sabías que gran parte de los errores en la selección se originan por la falta de claridad sobre el rol y las responsabilidades del puesto a cubrir? Según el portal Culture RH, una ficha de puesto mal definida o inexistente no solo genera candidaturas poco relevantes, sino también una mala integración del colaborador en su función.
Para un departamento de RRHH (DRH, responsables de selección o de formación), elaborar una ficha de puesto es un momento clave: formaliza el rol, define expectativas, clarifica las competencias requeridas y sirve de referencia durante toda la vida laboral del empleado en la empresa.
¿Qué es la ficha de puesto?
Para empezar bien, aclaremos el concepto para que todos los profesionales de RRHH hablen del mismo documento.
Definición
La ficha de puesto es un documento escrito (habitualmente de una o varias páginas) que describe el puesto, la misión, las actividades, las responsabilidades y las competencias esperadas para un puesto determinado dentro de la empresa. Presenta el puesto tal como se ejerce realmente, teniendo en cuenta su entorno, la jerarquía, las interacciones, las condiciones de trabajo y las necesidades de la organización.
Es importante diferenciar la ficha de puesto de la “ficha de función” o del “perfil de puesto”. La ficha de función es más amplia: describe un oficio o una función de manera general. La ficha de puesto, en cambio, es específica a un contexto, un rol concreto y un momento preciso.
Características clave
Puntos esenciales:
- Indica el nombre del puesto, la dependencia jerárquica, el departamento, las responsabilidades y las misiones asignadas.
- Lista las competencias necesarias (hard y soft skills), las herramientas utilizadas, el entorno de trabajo y las relaciones internas/externas.
- Puede precisar las condiciones laborales (contrato, jornada, horarios, lugar, desplazamientos…).
- Sirve como referencia interna para la gestión del talento, el seguimiento del colaborador, la evaluación y la integración.
- No tiene un valor jurídico en sí misma (no sustituye al contrato de trabajo), pero puede tener utilidad probatoria en caso de conflicto.
👉 En resumen: la ficha de puesto es una herramienta clave para la gestión del talento, la selección, la evaluación del desempeño y el desarrollo profesional.
¿Para qué sirve la ficha de puesto?
Ahora que conoces su definición, exploremos sus funciones dentro de una organización.
Al servicio de la selección
La ficha de puesto es mucho más que un simple documento: es un palanca estratégica del proceso de selección.
Permite:
- Definir con precisión la necesidad de selección, detallando misión, tareas, rol y resultados esperados.
- Apuntar a candidat@s con mejor encaje describiendo el perfil buscado y el contexto del puesto.
- Redactar una oferta de empleo más coherente, clara y estructurada.
- Reducir el tiempo de criba y limitar candidaturas no adecuadas.
- Crear un entrevista estructurada para realizar la mejor evaluación posible.
Para la integración y el onboarding
Una vez seleccionada la persona, la ficha de puesto se convierte en la guía de su integración.
- El nuevo colaborador entiende claramente su misión, responsabilidades, dependencia jerárquica y objetivos.
- El manager o RRHH pueden apoyarse en ella para construir el plan de onboarding, definir objetivos intermedios o prever formaciones.
- Un software de RRHH como Softy centraliza la información y automatiza procesos (recordatorios, accesos, documentos compartidos…).
Para la gestión de competencias, desempeño y evolución
La ficha de puesto también es esencial en la gestión diaria de recursos humanos.
- Sirve de base para evaluar el desempeño.
- Facilita la identificación de necesidades de formación.
- Permite acompañar la evolución profesional, formalizar planes de carrera y clarificar tareas futuras.
- Mejora la organización interna al clarificar los roles y las interacciones entre equipos.
Para la conformidad y la transparencia
Aunque no es obligatoria legalmente, aporta seguridad y claridad.
- En caso de conflicto (despido, modificación del puesto, reubicación), es una referencia para definir el perímetro real del rol.
- Contribuye a la transparencia y la cohesión interna.
- Es un soporte de la estrategia RH, alineado con la gestión de competencias y la optimización organizativa.
Consejo Softy: integra la ficha de puesto en tu software de gestión RH y vincúlala a los módulos de selección, onboarding y gestión por competencias.
¿Qué actores intervienen en la ficha de puesto?
¿Quién la redacta?
Normalmente RRHH (responsable de selección, RRHH o DRH) coordina la elaboración.
Pero siempre se redacta en colaboración con:
- El manager del área, que conoce la operativa diaria.
- A veces el colaborador que ocupa el puesto (si es un reemplazo o evolución).
¿Quién la valida?
La validación implica:
- El manager, que confirma la relevancia de las misiones y objetivos.
- El departamento de RRHH, que verifica la coherencia con la estrategia corporativa.
- En ocasiones, el propio colaborador para asegurar comprensión y adhesión.
Una vez validada, puede subirse al software RH (por ejemplo, Softy).
Consejo Softy : formaliza un workflow de validación digital: redacción → relectura → firma → integración en onboarding.
¿Cómo redactar la ficha de puesto?
Redactarla requiere equilibrio entre rigor, claridad y pertinencia. Debe ser útil para selección, onboarding y gestión de competencias.
Etapa 1 — Analizar el contexto
Preguntas clave:
- ¿Por qué existe este puesto?
- ¿Cuál es su finalidad?
- ¿Qué misiones y tareas conlleva?
- ¿Qué competencias técnicas y conductuales se requieren?
- ¿Qué interacciones tendrá el colaborador?
- ¿Qué objetivos e indicadores se esperan?
💡 Consejo RH: apóyate en entrevistas con managers y observación del puesto.
Consejo Softy: usa un formulario compartido entre RRHH y el manager dentro de Softy.
Etapa 2 — Estructurar la ficha
Secciones obligatorias:
- Título del puesto
- Dependencia jerárquica
- Departamento / área
- Finalidad del puesto
- Misiones principales
- Tareas asociadas
- Competencias requeridas
- Condiciones laborales
- Herramientas utilizadas
- Indicadores de desempeño
- Evoluciones posibles
- Fecha y versión
🧱 Consejo: una ficha demasiado larga pierde eficacia. Sé concis@.
Etapa 3 — Elegir las palabras adecuadas
- Usa verbos de acción.
- Sé preciso y evita vaguedades.
- Redacción inclusiva y no discriminatoria.
- Valora soft skills.
Consejo Softy: integra bibliotecas de competencias y misiones tipo.
Etapa 4 — Colaborar y validar
La ficha de puesto debe ser co-construida: RRHH + manager + colaborador (si aplica). Después debe validarse formalmente y archivarse.
Consejo Softy: activa un circuito de aprobación automatizado.
Etapa 5 — Actualizar regularmente
Un puesto evoluciona. Actualiza la ficha:
- Cada año (idealmente durante la entrevista profesional).
- Registrando fecha y cambios.
- Archivando versiones anteriores.
- Adaptándola a nuevas herramientas, IA, automatización, etc.
Esta actualización continua garantiza la fiabilidad del documento y respalda una gestión ágil de las competencias. Además, la descripción de puesto se integrará directamente en la ficha del candidato dentro de tu ATS.
Consejo Softy: programa recordatorios automáticos de actualización anual.
Errores a evitar
❌ Copiar y pegar una ficha existente sin adaptación.
❌ Redacción genérica o poco clara.
❌ No mencionar objetivos medibles.
❌ Excluir a los managers.
❌ No actualizar el documento tras cambios organizativos.
Con método y colaboración, la ficha de puesto se convierte en un instrumento estratégico para atraer, integrar y desarrollar talento. Con el ATS Softy, su creación y gestión se vuelve simple, fluida y estratégica.
¿Qué elementos deben aparecer?
| Elemento | Descripción | ¿Por qué es esencial? |
| Título del puesto | Título claro y comprensible (ej.: “Responsable de selección”) | Facilita la identificación y la comparación |
| Departamento / área | Dónde se desempeña (RRHH, producción, marketing…) | Sitúa el puesto en la organización |
| Dependencia jerárquica | Superior directo, rol de supervisión | Clarifica responsabilidades |
| Objetivos / finalidad | Razón de ser y resultados esperados | Alinea el rol con la estrategia |
| Misiones principales | Grandes bloques de actividad | Claridad sobre las tareas prioritarias |
| Tareas asociadas | Acciones concretas | Evita malentendidos |
| Competencias requeridas | Hard skills, soft skills, experiencia | Facilita selección y evaluación |
| Herramientas / medios | Software, materiales, equipo | Contextualiza el trabajo |
| Condiciones de empleo | Contrato, jornada, lugar, horarios | Transparencia para candidat@s |
| Evolución posible | Carrera, formación, proyección | Motiva y fideliza |
| Fecha / indicadores | Fecha prevista, KPIs | Permite seguimiento operativo |
| Versión / actualización | Control de cambios | Gestión documental |
FAQ: La ficha de puesto
¿Puede modificarse la ficha de puesto?
Sí. Aunque es un documento de referencia, no es fijo. Debe modificarse cuando cambian misiones, herramientas o responsabilidades. Si supone un cambio esencial del contrato, puede requerir acuerdo del colaborador y un anexo contractual.
¿Es obligatoria la ficha de puesto?
No existe obligación legal.
Sin embargo:
- Es muy recomendable para asegurar procesos y mejorar la gestión.
- Puede servir como referencia en caso de litigio.
- Hoy en día es una herramienta estratégica para estructurar funciones, tareas y competencias.
