En resumen
Una plantilla Excel de reclutamiento de personal es un archivo que centraliza las candidaturas de tus vacantes, su etapa en el proceso y las próximas acciones previstas. La que te ofrecemos tiene tres pestañas: Candidatos para el seguimiento, Evaluación para comparar perfiles con criterios ponderados y Resumen para consultar los indicadores, que se calculan solos. Es gratuita, no contiene macros y funciona en Excel 2010 o posterior. Resulta suficiente cuando gestionas pocas vacantes a la vez y una o dos personas actualizan el archivo. Cuando el volumen y el número de participantes crecen, aparecen sus límites: versiones duplicadas, falta de historial y tareas manuales. Es entonces cuando un software de reclutamiento (ATS) toma el relevo.
Cuando una empresa gestiona sus vacantes con correos, notas y hojas sueltas, lo primero que se pierde es la visión de conjunto: quién está en qué etapa, a quién hay que llamar esta semana y qué candidatura lleva días sin respuesta.
Una plantilla Excel de reclutamiento de personal bien diseñada ayuda a organizar la gestión de candidaturas sin coste ni implantación, siempre que sepas qué debe contener y hasta dónde llega.
En esta guía te explicamos cómo organizar cada etapa de tu proceso de selección en un solo archivo y te ofrecemos nuestra plantilla gratuita, lista para usar.
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Qué debe incluir una plantilla de reclutamiento en Excel
Una buena plantilla no es una lista de nombres. Para que te ayude de verdad a decidir, tiene que responder a tres preguntas: en qué punto está cada candidatura, cómo se compara cada perfil con los demás y qué está funcionando en tu proceso. Por eso hemos organizado la nuestra en tres pestañas complementarias.
Todo el archivo sigue el mismo código de colores: las celdas violetas son las que rellenas tú, las azules se calculan solas y el naranja señala lo que requiere tu atención. Así cualquier persona del equipo entiende el archivo en un par de minutos.
Seguimiento de candidatos: una fila por candidatura
En la pestaña «Candidatos» registras la fecha, el nombre, un email o teléfono, el puesto, la fuente, la etapa, la próxima acción con su fecha, la persona responsable y tus observaciones. El puesto, la fuente y la etapa se eligen en menús desplegables, de modo que todo el equipo escribe lo mismo y los recuentos cuadran.
La plantilla incluye siete etapas de serie, de «Recibida» a «Contratado» o «Descartado». Cuando la fecha de la próxima acción pasa y la candidatura sigue abierta, la celda se pone en naranja. También te avisa si registras dos veces a la misma persona para el mismo puesto, un error habitual cuando las candidaturas llegan por varios portales.
Evaluación de candidatos con criterios ponderados
En «Evaluación» defines cinco criterios adaptados al puesto, por ejemplo experiencia, conocimientos técnicos o comunicación, y les asignas un peso; la plantilla comprueba que sumen el 100 %. Después puntúas a cada persona de 1 a 5 en cada criterio y el archivo calcula una puntuación ponderada sobre 5 y su posición dentro del puesto.
Para evitar confusiones, eliges a la persona y el puesto en los menús: si esa combinación no existe en «Candidatos», la fila se marca en naranja. Si quieres apoyar la valoración con pruebas objetivas, te puede interesar nuestra guía sobre los tests de selección y su modo de empleo.
Indicadores de reclutamiento que se actualizan solos
La pestaña «Resumen» muestra cuatro indicadores clave: candidaturas registradas, candidaturas en proceso, personas contratadas y próximas acciones vencidas. Debajo encontrarás los recuentos por puesto, por fuente y por etapa, además de las contrataciones que aporta cada fuente, un dato que suele revelar que el canal con más candidaturas no siempre es el que más contrataciones genera.
En esta misma pestaña escribes tus puestos, adaptas tus fuentes (InfoJobs, LinkedIn, Indeed, tu portal de empleo, referencias internas…) e indicas el plazo de conservación de datos que haya definido tu empresa. La columna correspondiente de «Candidatos» se calcula a partir de ese plazo.
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Cómo usar la plantilla paso a paso
Empieza por la pestaña «Resumen»: escribe en la tabla «Tus puestos» cada vacante con un nombre único, por ejemplo «Comercial – Alicante». A partir de ese momento, el puesto aparece en los menús de las demás pestañas.
Después, registra una fila por candidatura en «Candidatos» y elige el puesto, la fuente y la etapa. Tras cada contacto, actualiza la etapa y fija la próxima acción con su fecha: es el hábito que más tiempo ahorra, porque convierte el archivo en una lista de tareas.
Cuando tengas finalistas, pasa a «Evaluación», puntúa a cada persona con los mismos criterios y compara su posición. Por último, revisa el «Resumen» una vez por semana para detectar retrasos y ver qué fuentes funcionan. Estas mismas instrucciones aparecen dentro del archivo, junto con ayudas que se muestran al seleccionar algunas celdas.
Ejemplos de uso en una empresa
Una pyme que abre dos o tres vacantes por trimestre puede gestionar todo el proceso con la plantilla: la responsable de RR. HH. registra las candidaturas que llegan de los portales, sigue las entrevistas desde «Candidatos» y presenta a dirección las mejores puntuaciones de «Evaluación» con una justificación por criterio.
En una campaña de temporada, como la contratación de personal de verano en un hotel, la pestaña «Resumen» ayuda a comparar qué canales aportan candidaturas y cuáles acaban en contratación, para invertir mejor el esfuerzo en la siguiente campaña.
Cuando varias personas entrevistan para un mismo puesto, compartir los mismos cinco criterios reduce las valoraciones basadas en impresiones y facilita una decisión argumentada.
Buenas prácticas para gestionar candidaturas en Excel
La regla más útil es registrar una fila por candidatura y no por persona: si alguien se presenta a dos puestos, cada proceso tiene su propia etapa y su propia evaluación. La segunda es no dejar nunca una candidatura sin próxima acción, porque es la forma más sencilla de que nadie se quede sin respuesta.
Responder también a quien descartas cuida la experiencia del candidato y la imagen de tu empresa, sobre todo en sectores donde los perfiles se conocen entre sí. Y definir los criterios de evaluación antes de las entrevistas, no después, hace que la comparación sea más justa y más fácil de explicar.
Datos personales en una hoja de cálculo
Una plantilla de reclutamiento contiene datos personales, así que el RGPD se aplica igual que en cualquier otra herramienta. En la práctica conviene guardar el archivo en una ubicación con acceso limitado a quienes participan en la selección, evitar enviarlo por correo, registrar solo los datos necesarios y eliminarlos cuando se cumpla el plazo de conservación. La plantilla te avisa de ese plazo, pero no garantiza por sí sola el cumplimiento del RGPD. La AEPD dedica un apartado a los procesos de selección en su guía : La protección de datos en las relaciones laborales.
Excel o ATS: limitaciones de Excel en reclutamiento y diferencias en el día a día
Una hoja de cálculo bien diseñada es una herramienta perfectamente válida para muchas empresas, y nuestra plantilla está pensada para sacarle el máximo partido. Pero conviene conocer sus límites antes de que se conviertan en un problema. Lo que decide si Excel sigue siendo suficiente no es una cifra mágica de vacantes, sino cuántas personas intervienen en el proceso y cuánto volumen gestionas a la vez.
Las limitaciones de Excel cuando el reclutamiento crece
Cuando el volumen aumenta, los problemas no vienen de las fórmulas, sino del trabajo manual que rodea al archivo. El primero es la multiplicación de versiones: el archivo circula por correo, un responsable de equipo trabaja sobre su copia y una candidata aparece descartada en una versión y citada a entrevista en otra. Nadie sabe cuál es la buena.
El segundo es la falta de trazabilidad. Excel guarda la etapa actual de cada candidatura, pero no quién la cambió, cuándo ni por qué. Si un candidato pregunta por qué fue descartado o dirección quiere revisar una decisión, hay que reconstruirla de memoria.
El tercero es la doble tarea. Cada oferta se publica a mano en cada portal, cada candidatura recibida se copia en el archivo y cada convocatoria o respuesta se envía desde el buzón de cada persona. La información sobre el candidato queda repartida entre la hoja, el correo y la agenda.
Por último, el archivo funciona con un acceso de todo o nada: quien lo abre ve todos los procesos y todos los datos personales, incluidos los de vacantes en las que no participa.
Diferencias entre nuestra plantilla Excel y un ATS como Softy
La tabla compara, punto por punto, lo que puedes hacer con la plantilla que te ofrecemos y lo que aporta un software de reclutamiento como Softy en las tareas que más tiempo consumen.
| Tarea | Con la plantilla Excel | Con un ATS como Softy |
|---|---|---|
| Seguimiento de candidaturas | Una fila por candidatura, etapa elegida en un menú y aviso en naranja si la próxima acción vence. | Cada candidatura avanza por etapas en una vista Kanban compartida por todo el equipo. |
| Colaboración | Un archivo que se comparte o se envía por correo; todos ven todos los datos. | Usuarios ilimitados que trabajan sobre la misma información, con permisos por perfil. |
| Publicación de ofertas | Se publica a mano en cada portal y las candidaturas se copian en la hoja. | Multidifusión en 70 portales de empleo e identificación automática de la fuente de cada candidatura. |
| Comunicación con candidatos | Correos enviados uno a uno desde el buzón de cada persona, fuera del archivo. | Plantillas de correo y mensajes vinculados al estado de cada candidatura. |
| Estadísticas | Cuatro indicadores y recuentos por puesto, fuente y etapa, siempre que el archivo esté al día. | Estadísticas integradas que se alimentan de la actividad real del proceso. |
La diferencia de fondo es sencilla: la plantilla registra lo que tú escribes, mientras que un ATS organiza el proceso en el que trabaja todo el equipo.
¿Cuándo pasar de Excel a un software de reclutamiento?
Si gestionas vacantes puntuales y una sola persona actualiza el archivo, la plantilla es suficiente y no necesitas más. Si tienes varias vacantes abiertas a la vez, responsables de equipo que opinan en cada proceso o picos de temporada, estás en una zona intermedia: mantén la plantilla, pero vigila las señales anteriores. Y si varias personas de selección trabajan en paralelo, los responsables validan cada paso y publicas ofertas en muchos portales, ha llegado el momento de valorar un ATS. Para comparar las opciones con criterio, consulta nuestra guía para elegir una herramienta de reclutamiento.
Softy: del archivo compartido a un proceso centralizado
Si te has reconocido en estas situaciones, Softy retoma la lógica de la plantilla y la lleva a un software de gestión de candidaturas pensado para equipos. Las etapas que hoy actualizas a mano se convierten en un tablero compartido, las candidaturas llegan directamente desde los portales en los que publicas y la comunicación con cada candidato queda asociada a su ficha. Tu equipo deja de buscar la última versión del archivo y dedica ese tiempo a lo importante: elegir bien a las personas.
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Conclusión
Una plantilla Excel de reclutamiento de personal es la forma más sencilla de pasar de las notas dispersas a un proceso ordenado: sabes en qué etapa está cada candidatura, comparas perfiles con criterios claros y mides qué funciona. Úsala mientras el volumen y el número de personas implicadas lo permitan. Cuando el archivo empiece a frenar a tu equipo, con versiones duplicadas o tareas que se repiten a mano, es el momento de plantearte un ATS.
Preguntas frecuentes
Sí, es gratuita y no contiene macros: solo fórmulas, menús desplegables y formato condicional, por lo que se abre sin avisos de seguridad. Funciona en Excel 2010 o posterior y en Microsoft 365.
Sí. Los puestos y las fuentes se escriben en la pestaña «Resumen» y aparecen automáticamente en los menús de «Candidatos». Puedes renombrar las cinco primeras etapas; «Contratado» y «Descartado» cierran el proceso y alimentan los indicadores, por lo que conviene no cambiarlas de sitio.
Admite hasta 300 candidaturas y 100 evaluaciones. Para volúmenes mayores, lo más práctico es guardar una copia por año o por campaña de selección.
La plantilla está diseñada y probada para Excel. No la hemos probado en Google Sheets, por lo que algunos menús o avisos podrían no comportarse igual.
Ninguna plantilla cumple el RGPD por sí sola: depende de dónde guardes el archivo, de quién tenga acceso y de los plazos de conservación que apliques. La nuestra incluye una columna de conservación de datos y buenas prácticas para ayudarte a organizarte.
Excel registra la información que tú introduces: es flexible y no cuesta nada, pero depende de la actualización manual y de que todos trabajen sobre la misma versión. Un ATS organiza el proceso: centraliza las candidaturas que llegan de los portales, permite que varias personas colaboren con permisos distintos y vincula la comunicación con cada candidato a su ficha.
Cuando varias personas participan en la selección, hay varias vacantes abiertas a la vez o se publican ofertas en muchos portales. Si el equipo pierde tiempo buscando la última versión del archivo, copiando candidaturas a mano o reconstruyendo por qué se tomó una decisión, la hoja de cálculo ya cuesta más de lo que ahorra.
