Integrar un nuevo software de reclutamiento puede ser delicado. El ser humano no es un gran fanático del cambio, a menudo fuente de estrés y confusión. Prefiere situaciones cómodas y conocidas.
Tendemos a realizar con mejor disposición las tareas confortables de nuestro día a día. El cambio, a veces se recibe de manera negativa y se percibe como «impuesto» por el equipo o la dirección. Este sentimiento puede surgir cuando se implementa un nuevo ATS, lo que puede generar resistencia y provocar una sensación de sobrecarga o ineficiencia en los colaboradores.
Sin embargo, el mundo está en constante evolución. Las nuevas tecnologías, cada vez más eficientes y precisas, se multiplican. Su uso permite a los equipos ganar en eficacia y comodidad laboral. Por lo tanto, es más que interesante integrar estas novedades en la organización, incluso si eso implica algunos cambios. Y para que la integración de un nuevo software de reclutamiento sea suave, existen algunas tácticas simples que generarán reacciones positivas por parte de sus colaboradores.
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1. Poneos en el lugar de vuestros colaboradores
El cambio puede parecer muy amenazante. Los seres humanos se desenvuelven en una zona de confort. Además, asocian lo que sale de lo habitual con una amenaza, antes de analizarlo para determinar si realmente se trata de un peligro. Por eso, instintivamente, la mínima novedad incita a nuestro cerebro «primitivo» a entrar en pánico. Afortunadamente, la mayor parte del tiempo, la «amenaza» no es realmente tal.
El empleo de una persona forma parte de su zona de confort. Hay que introducir el cambio con tacto y transparencia.
- «¿Por qué integrar una nueva herramienta si Excel nos funciona perfectamente? Vamos a perder mucho tiempo en aprender a usarla».
- «¿Utilizar un nuevo software para ganar en eficiencia? ¿Debería entender que no soy lo suficientemente eficiente?»
Estas dos reacciones son solo ejemplos de cómo tus colaboradores pueden recibir la novedad. Cerrarse a la herramienta, resistirse, enfadarse… Las reacciones negativas pueden ser diversas y, a veces, difíciles de manejar. Es en este momento cuando debes intervenir para disipar ese rechazo de su cabeza.
Las preguntas que debe hacerse:
- ¿Cómo será interpretada la implementación de esta nueva herramienta?
- ¿Cómo podrían reaccionar mis colaboradores?
- ¿Están mis colaboradores abiertos al cambio? ¿A las nuevas tecnologías?
- ¿Podría percibirse esta nueva herramienta como una amenaza?
2. Involucra a tu equipo
La única manera de neutralizar un sentimiento de amenaza es restablecer la zona de confort lo más rápido posible. Habla con tus colaboradores, mostrando transparencia. Tus equipos deben estar informados desde el comienzo del proceso de integración del nuevo software de reclutamiento, hasta su implementación.
- Reúne a tus colaboradores e identificad juntos sus necesidades, las tareas repetitivas, las dificultades encontradas… Dé la palabra a cada miembro del equipo (el «quien calla, otorga» no se aplica en una empresa).
- Una vez identificadas todas las necesidades, dificultades y tareas repetitivas, pregunta a los colaboradores qué piensan de la idea de integrar un nuevo software de reclutamiento para optimizar y facilitar su trabajo. Nuevamente, da la palabra a todos. Juntos, valorad los pros y los contras, haced las preguntas correctas, definid los criterios de una buena herramienta… Si se muestran dudosos o reacios, deberás tranquilizarlos.
- Prepara una selección de software que pueda satisfacer las necesidades del equipo. Preséntales tu selección y cómo cada una de las herramientas responde a sus necesidades. Discutid juntos sobre cada uno de ellos, haced demostraciones…
- Si ya has elegido una herramienta sin consultar al equipo, no te cierres a las críticas, ya que corres el riesgo de imponer la herramienta en lugar de proponerla. Muéstrales cómo responde a las diferentes necesidades identificadas, las cualidades y los defectos que podría presentar.
- Ocultar los puntos negativos es correr el riesgo de que el equipo se sienta manipulado cuando los descubran después de la implementación del nuevo software de reclutamiento. Si no parece cumplir con sus expectativas y necesidades, escúchalos.
Debes conocer las preocupaciones de tus colaboradores. Al responder a sus expectativas, explicar la necesidad del cambio y el efecto positivo que estas modificaciones producirán, no solo reducirás su temor al cambio, sino que los convencerás de que son un activo valioso para tu empresa, ya que sus preocupaciones serán tomadas en cuenta.
Si piensas como sus colaboradores, ellos apoyarán tu decisión y adoptarán la herramienta en su día a día.
3. Mantén a tus colaboradores informados
Vamos ahora un paso más allá en la reflexión. Mantén a tus colaboradores informados sobre las diferentes etapas del proceso:
- Decisión de integrar un nuevo software de contratación
- Preselección de diferentes herramientas
- Comparativa y demostración de las diferentes herramientas
- Selección final del software de reclutamiento
- Implementación del software de reclutamiento seleccionado
Mantenlos informados durante todo el proceso de planificación. Esto puede comenzar por informarles cuando tú y otras personas tengan reuniones al inicio de la búsqueda y continuar a lo largo del proceso. Cuanto más te anticipes al cambio, más fácil será adoptarlo en la empresa.
Organiza reuniones regularmente para explicar los cambios. Si es una estructura más pequeña, la pausa del café también puede ser suficiente. No cierres el tema, cada individuo tiene algo que decir y puede aportar una opinión constructiva. Hacer esto no solo limitará la sensación de inseguridad que algunos puedan tener, sino que también destacará las mejoras que la nueva solución traerá.
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4. Forma a los equipos en el nuevo ATS
Ya has elegido tu herramienta de reclutamiento. Implementarla es una cosa. Dominarla bien es otra. Cada reclutador es diferente y aborda la herramienta a su manera. Algunos ya están acostumbrados a los softwares de reclutamiento, mientras que otros todavía tienen dificultades con las herramientas informáticas. Si bien algunos ATS, como Softy, presentan una interfaz optimizada y simplificada para facilitar la navegación, no es el caso de todos.
Apoyarse en una herramienta que no se domina para reclutar es agotador y contraproducente. El reclutador perderá tiempo tratando de entenderla o pidiendo ayuda a sus colegas. Por eso es importante formar al equipo en su uso, adaptándose al ritmo de cada uno. Para simplificar esta tarea, algunos proveedores de software de reclutamiento ofrecen un seguimiento personalizado y regular con los equipos para garantizar que todo vaya bien.
El equipo de Softy, por ejemplo, capacita a los usuarios adaptándose al ritmo de cada uno. Si un equipo tiene dificultades para familiarizarse con la herramienta, son acompañados y formados durante el tiempo que sea necesario. El equipo de Softy también está disponible para responder en directo a las preguntas de los reclutadores y corregir los errores cuando los hay. Las formaciones mensuales también están disponibles para todos los usuarios de la herramienta y se pueden ver en repetición posteriormente.
Este seguimiento garantiza la calidad de la integración de la herramienta de reclutamiento. Los reclutadores ganan rápidamente en rendimiento y eficacia, y se sienten tranquilos gracias a este seguimiento regular y a la disponibilidad del equipo de Softy. Estas formaciones son el paso final para lograr una integración exitosa de un nuevo software de reclutamiento.
5. ¡Avanzad!
La mejor manera de asegurar el éxito es informar sobre el cambio lo antes posible.
Al realizar el cambio rápidamente, les mostrarás a los colaboradores que la nueva herramienta de trabajo es indispensable para el buen funcionamiento de la empresa. Tu tiempo se dedicará a ajustar sus tareas en lugar de preocuparse por las posibles consecuencias que este cambio pueda traerles.
También evitad perder tiempo en el proceso con largas pausas, que podrían hacer que se pierda el impulso del cambio instaurado. Planifiquen con la mayor antelación posible para evitar contratiempos innecesarios y pausas en el proceso de ejecución.
Prestad especial atención a las preguntas de tu equipo. ¡Sed ágilres! No esperéis a tener 50 preguntas antes de responder. Es mucho más fácil resolver pequeños problemas que ignorarlos y dejar que la confusión se instale en la empresa.
La comunicación es el punto clave para la implementación de un nuevo software de reclutamiento que puede cambiar las tareas de los colaboradores. Nunca olvides que serán ellos los usuarios de esta herramienta. Si los arrastras contigo, la integración del software será un éxito. Si lo haces en secreto, te enfrentarás a un fracaso tanto económico como productivo.
