Las empresas suelen enfrentarse a procesos de selección interminables que les impiden contratar a los candidatos más prometedores. En una época en la que la rapidez es sinónimo de competitividad, es esencial encontrar soluciones que aceleren el reclutamiento sin sacrificar la calidad.
Entre estas soluciones, el uso de un sistema de seguimiento de candidaturas (ATS) destaca como una herramienta poderosa para dinamizar las prácticas de selección. Los equipos de RRHH buscan constantemente formas de reducir los tiempos de contratación, y utilizar un ATS es la opción más consolidada.
Las ventajas de un ATS son numerosas, y vas a descubrirlas todas en este artículo.
¿Qué es un ATS?
Un sistema de seguimiento de candidaturas, o ATS (Applicant Tracking System), es una herramienta que revoluciona el proceso de selección al ofrecer una solución centralizada para gestionar todas las candidaturas.
Los softwares de reclutamiento permiten a los departamentos de RRHH digitalizar el proceso completo, desde la publicación de una oferta de empleo hasta la incorporación (onboarding), en algunos casos como el de Softy.
El ATS también permite a los reclutadores conservar una base de datos de candidatos para futuras necesidades y analizar la eficacia de sus estrategias de reclutamiento mediante funciones de reporting y analítica. En definitiva, un ATS sirve para optimizar los procesos de selección, ser más eficientes, reducir los plazos de contratación y mejorar la experiencia del candidato. Algunos ATS van aún más lejos ofreciendo módulos adicionales como movilidad interna, referencias internas o employer branding. Estos módulos complementarios permiten a los equipos de RRHH ampliar sus métodos para atraer nuevos talentos. En determinados puestos, disponer de estas funcionalidades supone una gran ventaja
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un ATS en tu proceso de selección?
¿Por qué utilizar un ATS? Porque optimiza el proceso de selección y permite reducir los tiempos de contratación de varias formas.
Automatización de tareas repetitivas
Usar un ATS te permite automatizar las tareas más tediosas del día a día. Facilita el proceso de selección automatizando tareas como el filtrado de CV, la organización de entrevistas o la comunicación con los candidatos. Esta automatización libera a los reclutadores de tareas repetitivas, permitiéndoles centrarse en aspectos más estratégicos como la interacción con los mejores candidatos y la toma de decisiones basadas en datos.
Mejora de la calidad de las contrataciones
Gracias a sus funcionalidades avanzadas de filtrado y análisis, un ATS selecciona de forma eficaz a los candidatos que cumplen con los criterios del puesto. Al minimizar el riesgo de pasar por alto perfiles idóneos o elegir candidatos inadecuados, el ATS desempeña un papel clave en la mejora de la calidad de las contrataciones.
Reducción de los plazos de selección
Al agilizar y acelerar las diferentes fases del proceso, un ATS reduce significativamente el tiempo necesario para cubrir un puesto vacante. Esta rapidez es especialmente valiosa en mercados competitivos, donde atraer rápido a los mejores candidatos puede marcar la diferencia.
Cumplimiento normativo
Un ATS garantiza que el proceso de selección cumpla con las leyes locales, especialmente en materia de igualdad de oportunidades. Permite conservar automáticamente la documentación requerida y generar informes para auditorías o controles de cumplimiento.
Mejora de la experiencia del candidato
Ofrecer una experiencia uniforme y profesional es clave. Un ATS asegura que todas las interacciones sean oportunas y relevantes, mejorando así la imagen de marca empleadora y aumentando las probabilidades de que los candidatos recomienden la empresa.
Análisis y reporting
Las herramientas de análisis y reporting de un ATS proporcionan datos valiosos sobre la eficacia de las estrategias de selección. Al monitorizar indicadores como el tiempo medio de contratación, el coste por incorporación o la tasa de respuesta, permite optimizar continuamente los procesos y estrategias.
¿Por qué los plazos de selección son un tema clave para RRHH?
Los procesos de selección demasiado largos plantean múltiples desafíos. En primer lugar, pueden generar costes adicionales, como horas extras o contratación temporal para cubrir vacantes.
En segundo lugar, un plazo excesivo puede significar la pérdida de candidatos cualificados que aceptan otras ofertas durante el proceso. Esto es especialmente crítico en sectores competitivos donde la rapidez es fundamental para captar el mejor talento.
Además, los tiempos prolongados de contratación pueden afectar al clima del equipo, que debe asumir cargas de trabajo adicionales, provocando agotamiento y menor productividad.
¿Cómo ayuda un software de reclutamiento a reducir los tiempos de selección?
Los ATS ayudan a reducir los tiempos de contratación simplificando y acelerando cada etapa del proceso.
La automatización de las primeras fases —como la preselección de CV o la comunicación inicial con los candidatos— libera tiempo para interacciones más relevantes, como las entrevistas en profundidad. Esto permite tomar decisiones más rápido y reducir el número de fases de entrevistas.
Sin embargo, esta no es la única ventaja. Existen otras funcionalidades que también contribuyen directamente a acortar los plazos de selección:
Análisis predictivo y reporting
Los reclutadores pueden identificar cuellos de botella y ajustar procesos en tiempo real para evitar retrasos. Tienen acceso a estadísticas sobre todo su flujo del proceso: qué etapas funcionan mejor, cuáles no, y qué portales o canales generan los mejores candidatos.
Reclutamiento colaborativo
Los software de reclutamiento son ideales para implementar un enfoque colaborativo dentro de la empresa. Puedes compartir candidatos con otros colaboradores, dejar comentarios o visualizar todas las acciones realizadas sobre una candidatura.
Por qué usar el ATS Softy para reducir los plazos de contratación?
Softy es mucho más que un ATS completo. Incluye las funcionalidades básicas de cualquier software de selección —como la multidifusión o la gestión de candidaturas—, pero va mucho más allá al integrar una visión 360° del candidato.
Uno de sus diferenciales es su módulo de tests de reclutamiento, que permite conocer en profundidad la personalidad de cada candidato y ahorrar tiempo en la toma de decisiones. La fuerza de Softy radica también en su capacidad para hacerte ganar tiempo gracias a funciones únicas: puedes fomentar la movilidad interna, potenciar las referencias internas e impulsar un reclutamiento colaborativo real. Involucra a tus managers en los procesos y multiplica tu capacidad de atracción de talento.
FAQ : Reducir los plazos de selección con un ATS
¿Por qué el módulo estadístico es clave para reducir los plazos de selección?
El módulo estadístico de un ATS es esencial para reducir los tiempos de contratación porque ofrece un análisis detallado basado en los datos recogidos durante todo el proceso.
Estos datos incluyen el tiempo invertido en cada etapa, las tasas de respuesta a las ofertas, las conversiones por fase y la eficacia de los distintos canales de reclutamiento.
Al analizar estos indicadores, los equipos de RRHH pueden detectar los puntos de bloqueo que ralentizan el proceso. Por ejemplo, si los candidatos tardan demasiado en pasar de la preselección a la entrevista, pueden automatizar la comunicación o revisar los criterios de filtrado.
Además, el módulo estadístico permite medir el impacto de las mejoras implementadas, garantizando una optimización continua y una reducción progresiva de los plazos de selección.
Funcionalidades clave de un ATS
Las funcionalidades esenciales de un ATS que contribuyen a optimizar el proceso de selección incluyen. Así es como funciona un ATS :
- Automatización de la publicación de ofertas: el ATS puede difundir automáticamente las ofertas en múltiples portales y redes sociales, ampliando el alcance y reduciendo el tiempo para atraer candidatos.
- Filtrado inteligente de CV: gracias a la inteligencia artificial y el machine learning, el ATS analiza y clasifica los CV en función de las competencias y la experiencia, reduciendo la carga manual de los reclutadores.
- Seguimiento centralizado de candidatos: ofrece una visión completa del estado de cada candidatura, facilitando la organización y la comunicación interna.
- Planificación de entrevistas automatizada: sincroniza calendarios y envía recordatorios automáticos, minimizando retrasos y errores.
- Análisis predictivo: algunos ATS avanzados incorporan herramientas para predecir el éxito de los candidatos en un puesto específico, acelerando la decisión final.
- IA y ATS: Los ATS cuentan con funcionalidades que utilizan inteligencia artificial para procesar las candidaturas, responder a los candidatos y también ayudar en la selección de perfiles (sin tomar la decisión final).
Estas funcionalidades, cuando se aprovechan plenamente, no sólo reducen los tiempos de selección, sino que mejoran la eficiencia global, la calidad de las contrataciones y la experiencia del candidato.
