Contratar nuevos talentos, aunque es crucial para garantizar el crecimiento y la competitividad, suele representar una inversión considerable. Entre la publicación de ofertas, las entrevistas, las pruebas de selección y, en ocasiones, las consultoras de selección, el coste de reclutamiento puede aumentar rápidamente.
Para los responsables de RR. HH., los emprendedores y los directores de operaciones, esto genera una doble presión: reducir los costes de reclutamiento y asegurarse de atraer a los mejores candidat@s.
Entonces, ¿cómo optimizar este proceso y reducir los costes asociados al reclutamiento? La respuesta suele estar en el uso de un ATS (Applicant Tracking System). Las ventajas de utilizar un ATS son numerosas, pero la principal es la mejora del proceso de reclutamiento.
Este software de reclutamiento no solo ofrece una mejor visibilidad de los procesos, sino que también permite minimizar las tareas que consumen mucho tiempo y mejoran la eficiencia del reclutamiento.
¿Por qué el reclutamiento es caro?
El reclutamiento representa un gasto importante para las empresas, ya que engloba numerosos costes directos e indirectos que a menudo se subestiman. Entre los principales costes de reclutamiento, se encuentran:
Softy: el primer ATS que sitúa a las personas en el centro del reclutamiento
Centralice sus procesos de selección, ahorre tiempo y elija los mejores perfiles, todo desde una única plataforma
✅ Multidifunda sus ofertas en los principales portales de empleo
✅ Evalúe a sus candidatos mediante tests y entrevistas en vídeo
✅ Onboarding: personalice, acompañe e integre a sus talentos
- Costes de publicación de ofertas de empleo: Difundir una oferta de empleo en plataformas especializadas o portales de empleo puede costar cientos o incluso miles de euros, según su alcance y visibilidad.
- Tiempo invertido por los equipos de RR. HH.: Desde la redacción de las ofertas hasta la preselección de candidat@s, el proceso suele ser largo y moviliza recursos internos valiosos.
- Herramientas de preselección y pruebas técnicas: Las empresas invierten en soluciones para evaluar las competencias de los candidat@s, lo que puede incrementar el coste del reclutamiento.
- Costes derivados de errores de contratación: Una mala contratación puede generar pérdidas considerables, como la necesidad de reiniciar el proceso de reclutamiento o un impacto negativo en la productividad del equipo.
- Honorarios de consultoras de reclutamiento: Recurrir a expertos externos, aunque a veces necesario, representa una inversión significativa.
Al acumular estas diferentes partidas, el coste total de una contratación puede superar rápidamente las previsiones iniciales, lo que hace esencial la optimización de cada etapa del proceso de reclutamiento.
¿Por qué es importante controlar los costes de reclutamiento?
En un entorno económico tenso, controlar los costes de reclutamiento es un imperativo estratégico. Una gestión ineficaz de los gastos puede afectar directamente a la rentabilidad de la empresa y limitar su capacidad para invertir en otras prioridades. Por ello, es crucial optimizar los costes de reclutamiento:
- Preservar los recursos financieros: Al limitar los gastos innecesarios, la empresa puede destinar presupuesto a otros proyectos estratégicos, como la formación o la innovación.
- Atraer a los mejores talentos: Una estrategia de reclutamiento optimizada, apoyada en herramientas como un ATS, permite segmentar mejor a los candidat@s, mejorar la experiencia del candidat@ y reducir los costes de contratación.
- Mejorar la productividad de RR. HH.: Reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas o poco eficientes permite a los equipos de RR. HH. centrarse en actividades de alto valor añadido.
- Reforzar la competitividad de la empresa: Al controlar los costes de contratación, las empresas pueden contratar de forma sostenible y proteger su salud financiera, incluso en contextos de incertidumbre económica.
De este modo, invertir en soluciones inteligentes, como un software de reclutamiento, y en procesos de reclutamiento optimizados no es solo una necesidad económica, sino también un motor de rendimiento para toda la organización.
¿Cuáles son las mejores prácticas para reducir los costes de reclutamiento?
Para optimizar los costes de reclutamiento, es esencial priorizar los recursos internos, desarrollar una marca empleadora fuerte y anticipar las necesidades de personal. Al crear un vivero de talento y fomentar las referencias internas de tus empleados, puedes reducir significativamente los gastos de reclutamiento.
Optimizar los costes de reclutamiento no significa sacrificar la calidad de las contrataciones, sino racionalizar los procesos de reclutamiento e invertir de forma inteligente. A continuación, algunas mejores prácticas para reducir gastos y, al mismo tiempo, atraer a los mejores talentos:
1. Automatizar el proceso con un ATS (Applicant Tracking System)
Un ATS centraliza y automatiza las etapas del reclutamiento, reduciendo el tiempo de contratación y los esfuerzos necesarios. Permite:
- Clasificar rápidamente las candidaturas
- Hacer seguimiento eficaz del avance de los procesos de reclutamiento
- Reducir los costes de gestión manual y de almacenamiento de datos
2. Optimizar la redacción de las ofertas de empleo
Una oferta de empleo clara y bien enfocada atrae a los candidat@s adecuados desde el inicio, limitando el volumen de candidaturas no pertinentes.
Resultado: menos tiempo y recursos desperdiciados filtrando perfiles inadecuados.
3. Utilizar canales de reclutamiento gratuitos o de bajo coste
Además de los portales de empleo de pago, aprovecha:
- Redes sociales profesionales como LinkedIn, que permiten difundir ofertas de empleo de forma gratuita
- Reclutamiento interno, identificando talento interno dentro de la empresa (también conocido como movilidad interna)
- Programas de referenciados, en los que los empleados recomiendan candidat@s a cambio de una prima
4. Apostar por la experiencia del candidat@
Una experiencia del candidat@ fluida y atractiva reduce los abandonos del proceso de reclutamiento, evitando tener que reiniciar búsquedas costosas. Utiliza herramientas sencillas, mantén una comunicación regular con los candidat@s y proporciona feedback constructivo.
5. Invertir en una estrategia de marca empleadora
Una marca empleadora sólida atrae de forma natural a los mejores talentos, reduciendo los esfuerzos y los costes de búsqueda de candidat@s. Comparte testimonios de empleados, pon en valor tu cultura corporativa y mantén una presencia activa en las redes sociales.
6. Analizar el rendimiento de las campañas de reclutamiento
Utiliza indicadores clave (como coste por contratación, tiempo de reclutamiento, etc.) para identificar las estrategias efectivas y ajustar aquellas que no funcionan. Las herramientas digitales, como los ATS, suelen integrar tableros de control para facilitar este seguimiento.
7. Formar a los managers en técnicas de entrevista
Los entrevistas mal gestionadas pueden alargar el proceso de reclutamiento y generar costes adicionales. Formar a tus managers para hacer las preguntas correctas y evaluar eficazmente a los candidat@s permite tomar decisiones más rápidas y acertadas.
8. Fomentar contrataciones sostenibles
En lugar de priorizar contrataciones rápidas, invierte en perfiles alineados con tus necesidades a largo plazo. Esto reduce los riesgos de rotación y los costes de recontratación.
Al adoptar estas mejores prácticas, puedes optimizar tus costes de reclutamiento mientras aumentas la eficacia y la calidad de tus contrataciones. El objetivo: un equilibrio perfecto entre rendimiento financiero y atracción de talento.
¿Cómo puede un ATS ayudar a reducir los costes de reclutamiento?
Un ATS (Applicant Tracking System) es mucho más que un simple software de gestión de candidaturas: es una herramienta estratégica para reducir los costes asociados al reclutamiento. Así es como un ATS puede optimizar tus gastos mientras mejora la eficacia de tus procesos de contratación:
1. Centralización y automatización de tareas
Un ATS reúne toda la información relacionada con los reclutamientos en una sola plataforma, eliminando la necesidad de alternar entre diferentes herramientas o archivos. Esto permite:
- Reducir el tiempo dedicado a la gestión administrativa.
- Minimizar los errores humanos costosos (pérdida de datos, duplicados, etc.).
2. Reducción de los plazos de reclutamiento
Gracias a la automatización de procesos, como el filtrado de candidaturas o el envío de correos electrónicos automáticos, un ATS acelera cada etapa del proceso de reclutamiento. Un reclutamiento más rápido disminuye los costes asociados a vacantes y a los recursos movilizados.
Reducir los plazos de contratación con un ATS es una ventaja real para los reclutadores.
3. Mejora del categorizado de candidat@s
Con funcionalidades avanzadas de filtrado y búsqueda, un ATS te ayuda a identificar los mejores perfiles desde el principio. Esto reduce:
- El volumen de candidaturas no pertinentes.
- Los costes asociados a entrevistas innecesarias.
4. Optimización de la comunicación con los candidat@s
Un ATS ofrece herramientas de comunicación integradas para:
- Enviar respuestas automáticas.
- Planificar entrevistas sin esfuerzo.
- Mantener una experiencia del candidat@ positiva, limitando los abandonos del proceso que generan costes elevados.
5. Análisis de datos para un mejor ROI
Los ATS proporcionan tableros de control e informes detallados, permitiendo identificar los canales de reclutamiento más efectivos y menos costosos. De esta manera, puedes reasignar tus recursos de manera más estratégica.
6. Reducción de los gastos de sourcing
Con un software de reclutamiento, puedes construir y explotar un vivero de talentos interno, reduciendo la dependencia de portales de empleo de pago o consultoras externas.
7. Fomentar contrataciones sostenibles
Al integrar herramientas de evaluación de competencias y compatibilidad cultural, el ATS ayuda a identificar los candidat@s más adecuados. Esto disminuye los riesgos de errores de contratación, que pueden ser muy costosos de corregir.
8. Gestión de campañas a gran escala
Para las empresas que reclutan con frecuencia o en volumen, un ATS permite gestionar varias campañas simultáneamente sin aumentar proporcionalmente los costes.
En resumen, un ATS es una solución imprescindible para controlar tus costes de reclutamiento mientras mejoras tu rendimiento. Al optimizar los procesos, automatizar tareas que consumen tiempo y proporcionar análisis claros, se convierte en un palanca estratégica para reducir gastos y maximizar el retorno de inversión.
FAQ: ¿Cómo reducir los costes de reclutamiento?
Evaluar el coste de un reclutamiento es un paso esencial para optimizar los gastos y comprender dónde se encuentran los factores de mejora. Esta evaluación requiere un enfoque sistemático que tenga en cuenta todos los elementos, directos e indirectos, involucrados en el proceso de reclutamiento. A continuación, se detallan las principales etapas para lograrlo:
Identificar los costes directos
Los costes directos son los gastos fácilmente cuantificables, tales como:
- Salarios de los reclutadores: Calcula el tiempo dedicado por los equipos de RR. HH. en cada etapa (redacción de ofertas, filtrado de candidaturas, entrevistas, etc.).
- Gastos de publicidad de ofertas de empleo: Incluye los gastos en portales de empleo, redes sociales y otros canales de comunicación con coste.
- Herramientas y software: Licencias o suscripciones a ATS, tests de competencias o plataformas de gestión de candidaturas.
Incluir los costes indirectos
Los costes indirectos, aunque menos visibles, tienen un impacto significativo:
- Tiempo de los managers: Los managers implicados en las entrevistas o la toma de decisiones dedican un tiempo que podría usarse en otras tareas.
- Productividad perdida: Una vacante prolongada puede afectar el rendimiento de los equipos y generar pérdidas.
- Recursos internos movilizados: Servicios jurídicos para contratos, IT para la integración de herramientas, etc.
Evaluar los costes de errores de reclutamiento
Un mal reclutamiento puede ser muy costoso e incluye:
- El reemplazo del candidat@.
- La formación del nuevo colaborador.
- El impacto negativo en el equipo y la cultura de la empresa.
Utilizar indicadores clave
Para simplificar el análisis, se pueden calcular métricas como:
- Coste por contratación: Total de gastos / número de contrataciones.
- Tiempo de reclutamiento: Duración media entre la publicación de la oferta y la firma del contrato.
- Tasa de retención: Porcentaje de candidat@s contratados que permanecen en la empresa después de un período determinado.
Analizar las campañas pasadas
Estudia las campañas anteriores para identificar los canales más rentables y las etapas donde los costes se acumulan. Las herramientas de análisis de un ATS pueden proporcionar datos valiosos en esta etapa.
Al realizar una evaluación precisa, podrás identificar mejor las oportunidades para reducir gastos y mejorar tu proceso de reclutamiento.
¿Cuáles son los principales costes de reclutamiento?
Los costes de reclutamiento se dividen en varias categorías que, acumuladas, representan una carga significativa para las empresas. A continuación, un resumen de los principales costes asociados:
1. Costes de sourcing
- Publicación de ofertas de empleo: portales de empleo, redes sociales y otras plataformas de difusión.
- Headhunting: Si se recurre a consultoras de reclutamiento, los gastos pueden representar entre el 15 % y 30 % del salario anual del candidato.
- Coste de herramientas digitales: ATS, tests de personalidad, plataformas de evaluación.
2. Costes relacionados con Recursos Humanos
- Salarios de reclutadores: Tiempo invertido por los reclutadores en cada campaña.
- Tiempo de managers: Participación en la preselección, entrevistas y validación de candidaturas.
- Formación de reclutadores: Inversión en el desarrollo de habilidades de reclutamiento.
3. Costes administrativos y operativos
- Organización de entrevistas: logística, desplazamiento de candidatos (en algunos casos) o herramientas para entrevistas por vídeo.
4. Costes de errores de reclutamiento
Un reclutamiento fallido genera costes adicionales, incluyendo:
- Rotación: reemplazo del colaborador, a menudo más costoso que la contratación inicial.
- Impacto en el equipo: disminución de la moral, productividad o calidad del trabajo.
5. Costes de formación e integración
Tras la contratación, el nuevo empleado requiere un período de adaptación y formación que moviliza recursos internos.
6. Costes de oportunidad
Una vacante prolongada puede generar:
- Sobrecarga de trabajo para otros colaboradores.
- Disminución del rendimiento operativo.
Estos costes, tanto visibles como ocultos, subrayan la importancia de contar con una estrategia bien pensada y herramientas efectivas para reducir gastos y maximizar la eficiencia del proceso de reclutamiento.
