¿Quieres implantar una herramienta para gestionar tus procesos de selección?
Tienes dos grandes opciones: ¡un ATS o un CRM! Ambas se han convertido en herramientas indispensables para cualquier empresa.
El ATS se utiliza sobre todo para gestionar los procesos de selección y fomentar la colaboración entre los equipos de reclutamiento, mientras que el CRM se emplea principalmente para la búsqueda activa y la gestión de relaciones con el candidat@.
Aunque comparten un mismo objetivo —optimizar el proceso de selección y mejorar la experiencia de candidat@—, su enfoque y funcionalidades difieren notablemente. Entonces, ¿cómo saber cuál de las dos herramientas es la más adecuada para tu empresa?
En este artículo, exploraremos en profundidad las diferencias clave entre un ATS y un CRM, para ayudarte a entender sus ventajas e inconvenientes. Así podrás decidir cuál es el mejor ATS or el mejor CRM.
¿Qué es un ATS?
Definición
Un Applicant Tracking System (ATS) o software de selección es una herramienta diseñada para ayudar a los equipos de RRHH y reclutamiento a gestionar todo el proceso de contratación.
Facilita el seguimiento completo de las candidaturas, la publicación de ofertas de empleo e incluso puede gestionar la fase de onboarding.
En resumen, un ATS es el compañero perfecto de cualquier recruiter: simplifica el trabajo, ahorra tiempo y reduce costes.
En otras palabras, un ATS cubre todo el ciclo de selección.
Principales funcionalidades de un ATS
Un software de selección es esencial para gestionar grandes volúmenes de candidaturas de manera ágil, liberando al equipo de tareas repetitivas, permitiéndote centrarte en lo estratégico.
Algunas funcionalidades imprescindibles son:
- Multidifusión de ofertas: permite publicar tus vacantes en múltiples portales de empleo y ganar visibilidad ante candidat@s potenciales.
- Gestión de entrevistas (planner): un ATS te ayuda a planificar, gestionar e incluso realizar entrevistas, centralizando toda la información y optimizando tu agenda.
- Búsqueda de talento (sourcing): facilita la búsqueda activa de perfiles en LinkedIn u otras plataformas para nutrir tu base de datos de CVs, incluso cuando no recibes muchas candidaturas.
- Portal de empleo (career site): una plataforma potente para centralizar candidaturas y reforzar tu marca empleadora, con posibilidad de personalizar el proceso de aplicación.
- Colaboración en equipo: permite trabajar de forma colaborativa, recoger necesidades de distintos departamentos y validar las contrataciones conjuntamente.
Ventajas de un ATS
Un software de selección (ATS) revoluciona la manera en que las empresas gestionan sus procesos de contratación. A continuación, se presentan las ventajas de un ATS para los reclutadores:
- Gestión centralizada de las candidaturas: facilita el tratamiento de un alto volumen de información y mejora la coordinación entre equipos.
- Automatización de tareas repetitivas: como el filtrado de CVs, la planificación de entrevistas o el envío de emails de seguimiento.
- Ahorro de tiempo: los reclutadores pueden centrarse en lo más importante: identificar y evaluar el talento adecuado.
- Análisis de rendimiento: mediante paneles de control y métricas personalizadas que permiten tomar decisiones más precisas.
- Integraciones con plataformas de empleo y redes sociales: ampliando así el alcance de tus procesos de selección.
¿Qué es un CRM?
Definición
El Customer Relationship Management (CRM) es un sistema de gestión de relaciones diseñado originalmente para clientes, pero que también puede aplicarse al ámbito del reclutamiento.
En este contexto, un CRM sirve para cultivar, enriquecer y fidelizar un pool o red de talento a través de interacciones personalizadas.
Se trata de una estrategia centrada en el candidat@, que convierte la gestión tradicional de candidaturas en un proceso proactivo orientado al desarrollo de relaciones y oportunidades futuras de selección.
Principales CRM del mercado
- Salesforce – Uno de los líderes, con funcionalidades muy completas y personalizables para todo tipo de empresas.
- HubSpot CRM – Destacado por su interfaz intuitiva y sus funcionalidades básicas gratuitas, ideal para pymes.
- Zoho CRM – Flexible y económico, muy popular entre startups y pequeñas empresas.
- Pipedrive – Diseñado para equipos comerciales, enfocado en la gestión de pipelines y optimización del proceso de ventas.
Principales funcionalidades de un CRM de selección
Un CRM de reclutamiento ofrece múltiples herramientas para fortalecer la relación con los candidat@s:
- Segmentar y calificar tu red de talento.
- Automatizar campañas de marketing dirigidas a candidat@s potenciales.
- Personalizar seguimientos según el historial de interacción.
- Analizar la “salud” de la relación candidato-empresa para ajustar la estrategia.
- Integrarse con redes sociales para reforzar la marca empleadora y aumentar la visibilidad.
Ventajas de un CRM
Aunque nació para la gestión de clientes, el CRM tiene un papel cada vez más importante en el mundo del reclutamiento.
Sus principales ventajas son:
- Gestión de relaciones a largo plazo: permite mantener el contacto con candidat@s potenciales y convertirlos en futuros talentos.
- Visión 360° del candidat@: centraliza toda la información y las interacciones previas, mejorando la experiencia del usuario.
- Comunicación automatizada: reduce el tiempo invertido en contactar y hacer seguimiento.
- Colaboración y datos compartidos: facilita la coordinación entre departamentos y mejora la coherencia del proceso.
Anticipación de necesidades futuras de talento: gracias al análisis de datos y al seguimiento proactivo.
Diferencias entre un CRM y un ATS
Aunque ambos son útiles, responden a necesidades distintas pero complementarias:
| Aspecto | ATS | CRM |
| Rol principal | Gestionar el proceso completo de selección: publicación, seguimiento y contratación. | Construir y mantener relaciones con candidat@s potenciales. |
| Enfoque | Optimización operativa, cubrir vacantes actuales. | Estrategia relacional, crear un pipeline de talento. |
| Tipo de interacción | Formal y estructurada, dentro de un proceso de selección concreto. | Continua y personalizada, incluso con personas que no buscan empleo activamente. |
| Horizonte temporal | Corto plazo, orientado a vacantes inmediatas. | Largo plazo, orientado a relaciones duraderas. |
| Objetivo estratégico | Eficiencia y cumplimiento de plazos. | Desarrollo de marca empleadora y fidelización de talento. |
Puntos en común entre ambos
A pesar de sus diferencias, el ATS y el CRM comparten varios objetivos clave:
- Mejorar la eficiencia del proceso de selección centralizando la información.
- Optimizar la comunicación entre candidat@s y reclutadores.
- Integrarse con otros sistemas corporativos (RRHH, redes sociales, etc.).
- Aportar datos y análisis para la toma de decisiones y la mejora continua.
¿Qué herramienta elegir para gestionar tus procesos de selección?
Tras comparar ambos sistemas, parece claro que:
- Para gestionar procesos de selección activos, lo más recomendable es un ATS.
- Para buscar talento o nutrir una base de datos de candidat@s, un CRM puede ser más útil.
De hecho, algunas herramientas combinan ambas funciones.
Por ejemplo, el ATS de Softy permite importar perfiles desde LinkedIn directamente a tu base de datos con su plugin, lo que facilita conservar perfiles interesantes para futuras vacantes.
En muchos casos, la verdadera competencia se da más bien entre ATS y SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos) cuando se trata de gestión global de los procesos de selección.
FAQ: ATS VS CRM – ¿Cuál elegir para gestionar tus procesos de selección?
¿Cómo saber si necesitas un CRM o un ATS?
1. Evalúa tus necesidades
- Si gestionas un gran volumen de candidaturas y quieres optimizar la selección → ATS.
- Si buscas construir relaciones duraderas con talento potencial → CRM.
2. Tipo de entorno de selección
- ATS: ideal en entornos con alto volumen y plazos ajustados.
- CRM: perfecto en sectores con escasez de talento o donde las relaciones humanas son clave.
3. Tamaño de la empresa
- Las grandes empresas suelen beneficiarse más del ATS.
- Las empresas en crecimiento pueden empezar con un CRM para crear su red de talento.
4. Recursos disponibles
Evalúa tus recursos humanos, tecnológicos y financieros antes de elegir. Un sistema integrado puede ser más rentable a largo plazo. También debe plantearse la cuestión de la integración de un ATS o de un CRM.
En resumen:
Define bien tus objetivos y comprende las particularidades de cada herramienta. Solo así podrás alinear tu estrategia de selección con las necesidades reales de tu empresa.
